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So reichen Sie Rechnungen bei der privaten Krankenversicherung ein

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von Swantje Niemann
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Wie die Kostenerstattung und das Einreichen von Rechnungen bei der privaten Krankenversicherung funktionieren, welche Fristen und Formalitäten Sie beachten müssen, und wie Apps und Online-Formulare Ihr Leben einfacher machen.

Inhalt dieser Seite
  1. So funktioniert die Kostenerstattung in der PKV
  2. Unsere Tipps zum Rechnungen einreichen (inkl. Vorlage)
  3. Kostenbeispiele: Was erstattet die PKV?
  4. Rechnung einreichen per App
  5. Fazit

Das Wichtige in Kürze

  • Die private Krankenversicherung folgt dem Kostenerstattungsprinzip: Kunden erhalten vom Arzt eine Rechnung über die erhaltene Leistung und können sich das Geld anschließend von der Versicherung zurückerstatten lassen.
  • Beim Einreichen der Rechnung gilt es einiges zu beachten, damit die Erstattung schnell, reibungslos und korrekt stattfinden kann.
  • Oft erfolgt die Kostenerstattung so schnell, dass keine Vorleistung nötig ist.

So funktioniert die Kostenerstattung in der privaten Krankenversicherung

Im Vergleich zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) gilt die private Krankenversicherung (PKV) als deutlich leistungsstärker. Der Nachteil: Privatpatienten müssen bei einem Arztbesuch in Vorleistung gehen und die Arztrechnung zunächst selbst bezahlen. Oft jedoch zahlt der Versicherer so schnell, dass sie gar nicht erst in Vorleistung gehen müssen.

Erstattung der Arztrechnung durch die private Krankenversicherung

Dies geht auf das Erstattungsprinzip der privaten Krankenversicherungen zurück. Gemäß dem Kostenerstattungsprinzip werden zunächst die zur Genesung beitragenden Behandlungen wie auch Therapien in Anspruch genommen. Nach erfolgter Behandlung erhält der Versicherte eine Rechnung des jeweiligen Arztes und muss den ausstehenden Rechnungsbetrag begleichen. Im Anschluss daran kann der Versicherte die Arztrechnung bei seiner Krankenversicherung einreichen und bekommt im Gegenzug eine Kostenerstattung der Behandlungskosten.

Dazu wird die Rechnung – traditionell per Post, mittlerweile auch häufiger per App – an die Versicherung geschickt, zusammen mit einem Formular, auf dem die Rechnungsbeiträge addiert werden. Wird die Leistung von der Versicherung als medizinisch notwendig anerkannt und vom Tarif des Patienten abgedeckt, findet kurz darauf eine vollständige oder teilweise Erstattung der Kosten statt. Oft erfolgt die Kostenerstattung durch die Versicherung so schnell, dass der Patient die Rechnung gar nicht erst selbst bezahlen muss.

So bekommen Sie Ihr Geld zurück: Kostenerstattung auf einen Blick

  1. Vor der Behandlung: evtl. Kostenvoranschlag an Versicherung übermitteln und sich Kostenübernahme bestätigen lassen
  2. Inanspruchnahme medizinischer Leistung
  3. Rechnung
  4. Rechnungsprüfung
  5. Zahlung der Arztrechnung
  6. Einreichen beim Versicherer

Bei stationären Behandlung wird direkt mit der Krankenversicherung abgerechnet

Während der Privatversicherte bei Arztbesuchen zur Kasse gebeten wird, sieht dies im stationären Bereich ganz anders aus. Kommt es zu einem Krankenhausaufenthalt, werden die in Anspruch genommenen Leistungen direkt über die Krankenversicherung des Versicherten abgerechnet, vorausgesetzt, der Privatversicherte hat die Abtretungserklärung unterzeichnet.

In dem Zusammenhang ist dem Krankenhaus die sogenannte „Card für Privatversicherte“ oder die Kostenübernahmeerklärung des Versicherers vorzulegen. Die Card gibt Auskunft über den Versicherungsschutz des Privatversicherten. Während alle Behandlungsmaßnahmen von der Krankenversicherung übernommen werden, muss der Privatversicherte wahlärztliche Leistungen wie die Chefarztbehandlung selbst zahlen und sich dann erstatten lassen.

Was ist der Unterschied zur gesetzlichen Versicherung?

Anders als bei der gesetzlichen Krankenversicherung tritt der Privatversicherte als Vertragspartner des Arztes auf. Dies bedeutet, dass dem Versicherten die in Anspruch genommene Behandlung in Rechnung gestellt wird. Dabei wird die Arztrechnung auf Grundlage der amtlichen Gebührenordnung erstellt, die einen einfachen Gebührensatz vorsieht. In jedem Fall kann der Arzt gegenüber einem privat versicherten Patienten deutlich höhere Behandlungskosten berechnen als der Arzt eines gesetzlich Versicherten. Im Gegenzug nimmt er sich in der Regel mehr Zeit.

Das Kostenerstattungsprinzip der privaten Krankenversicherungen verursacht folglich zusätzlichen Aufwand für den Versicherten. Allerdings ist es auch transparenter, da die Patienten hier genau sehen, was ihre Behandlungen gekostet haben. Die gesetzlichen Versicherer folgen dem Sachleistungsprinzip.

Private Krankenversicherung erstattet notwendige Arzneien und Hilfsmittel

Im Hinblick auf die medikamentöse Behandlung werden sämtliche Arzneimittel auf Rezept vom Privatversicherten direkt in der Apotheke bezahlt. Anschließend kann das von der Apotheke abgestempelte Rezept zur Kostenerstattung bei der Krankenversicherung eingereicht werden. Hierbei übernimmt die private Krankenversicherung sämtliche Hilfsmittel und Arzneien, die für die Genesung des Versicherten vonnöten sind.

Wann Sie die Erstattungsfähigkeit prüfen sollten

Die ambulante Versorgung bei verschiedenen anderen Gesundheitsdienstleistern folgt ebenfalls dem Kostenerstattungsprinzip. In vielen Fällen lohnt es sich, vorher die Erstattungsfähigkeit der gewünschten Leistung zu prüfen.

  • Beim Psychotherapeuten wird oft nur eine maximale Anzahl von Sitzungen pro Jahr erstattet und oft auch nur anteilig. Darüber hinaus sollten Sie vor Beginn der Behandlung klären, ob sie erstattungsfähig ist. Einige Versicherungen erstatten z.B. nur Behandlungen bei ärztlichen, aber nicht bei psychologischen Psychotherapeuten. Die Preise werden anhand der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) festgelegt.
  • Behandlungen beim Zahnarzt werden je nach Tarif oft ganz oder teilweise erstattet. Handelt es sich jedoch um eine besonders teure Behandlung, sollten Sie Ihre Versicherung jedoch zuvor den Kostenvoranschlag prüfen lassen. Hier gilt die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ).
  • Auch bei Heilpraktikern ist die Erstattungsfähigkeit von Tarif zu Tarif verschieden – prüfen Sie Ihre Versicherungsunterlagen. Hier ist die Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH) für die Vergütung relevant.

Rechnungen einreichen für Beihilfeberechtigte

Beamte, die Beihilfe erhalten, müssen neben dem Antrag auf Erstattung an ihre Restkostenversicherung auch einen Antrag an die Beihilfestelle stellen. Diesem legen sie lesbare Kopien ihrer Rechnungen bei. Für einige Behandlungen, z.B. Reha-Maßnahmen oder Psychotherapie, kann auch eine vorherige Zusage der Beihilfestelle notwendig sein, und bei Zahnersatz empfiehlt es sich, ihr vorher den Heil- und Kostenplan vorzulegen.

Rechnungen an die private Krankenversicherung einreichen: Welche Fristen gelten?

Kostenübernahme-Auskunft der PKV

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Ab Behandlungskosten von 2.000 Euro (bei Beihilfeberechtigten ab 1.000 Euro) haben Sie das Recht auf eine verbindliche Auskunft Ihrer Versicherung, ob diese die Kosten ganz oder teilweise trägt. Normalerweise hat diese dafür vier Wochen Zeit, in einem dringenden Fall sind es maximal zwei Wochen.

Begleichen der Rechnung

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Die Rechnung für die Behandlung erhalten Sie nicht notwendigerweise unmittelbar danach. Normalerweise haben Sie nach deren Erhalt 30 Tage Zeit, sie zu bezahlen (Regelung im Bürgerlichen Gesetzbuch). Es ist jedoch auch möglich, dass der Arzt eine andere Frist angibt.

Kostenerstattung durch die Versicherung

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Die Versicherung hat, sobald ihr die notwendigen Unterlagen vorliegen, ihrerseits einen Monat Zeit, um Ihnen die Kosten zu erstatten. Das geht für gewöhnlich schneller, wenn Sie zuvor einen von der Versicherung akzeptierten Kostenvoranschlag eingereicht haben, mit dem sich die tatsächlichen Summen decken.

Arztrechnungen einreichen

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Für das Einreichen Ihrer Arztrechnung bei der Versicherung haben Sie theoretisch Zeit, bis die Verjährungsfrist verstrichen ist. Diese beträgt zwei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung gestellt wurde. Haben Sie für das Jahr, in dem die Rechnung gestellt wurde, bereits Beitragsrückerstattungen erhalten, wird die Erstattung durch die Versicherung mit diesen verrechnet. Innerhalb der Frist können Rechnungen auch nach dem Ende der Versicherung eingereicht werden.

Tipps zum Einreichen von Arztrechnungen

Damit Ihr Leistungsanspruch wirksam wird und PKV-Anbieter die Arztrechnung tatsächlich erstatten, müssen Sie nicht nur die Fristen beachten. Beim Einreichen von Rechnungen an die private Krankenversicherung kommt es z.B. auch darauf an, ob Sie ein Original oder eine Kopie einreichen.

Checkliste: So vermeiden Sie Fehler und behalten den Überblick

  • Originalbelege: stets die Rechnung im Original und nicht als Kopie einreichen, denn nur Originale sind zur Kostenerstattung zulässig
  • Duplikate: zur späteren Kontrolle empfiehlt sich dennoch die Anfertigung von Kopien
  • Abrechnungsformulare: Abrechnungsformulare der Versicherer nutzen – diese erleichtern und beschleunigen den Abrechnungsprozess
  • Selbstbeteiligung: die tarifliche Selbstbeteiligung und mögliche Beitragsrückgewähr beachten, falls in einem Jahr keine Rechnungen eingereicht werden.
  • Prüfung: Ergeben die Selbstbeteiligung und Beitragsrückerstattung eine höhere Summe als die Summe aller Rechnungsbeträge, ist es sinnvoll, die Rechnungen selbst zu zahlen. Die Rechnungen können im späteren Verlauf immer noch eingereicht werden.
  • Leistungsbezug: Das Datum der Inanspruchnahme der Leistungen ist maßgeblich für die Zuordnung der Leistungen. Bei Rezepten ist beispielsweise der Datumsstempel der Apotheke entscheidend.
  • Eigenanteil: Es ist ratsam nachzuprüfen, in welcher Art und Höhe die Selbstbeteiligung zu zahlen ist.
  • Besonderheiten: Gewährt der Versicherer Besonderheiten im Hinblick auf die Beitragsrückerstattung wie etwa Bonusregelungen, Schadensfreiheitsrabatte und wachsende Rückerstattung bei rechnungsfreien Jahren?

Arztrechnungen zum günstigen Zeitpunkt einreichen

Mit dem Einreichen der Arztrechnungen müssen stets Faktoren wie die Selbstbeteiligung und Beitragsrückerstattung beachtet werden. Liegt der Rechnungsbetrag beispielsweise bei 300 Euro und der Versicherte besitzt eine Krankenversicherung mit einer Selbstbeteiligung von 400 Euro, kann er gewiss sein, dass ihm keinerlei Kosten erstattet werden.

Vor diesem Hintergrund ist es ratsam, die Arztrechnungen zu sammeln und zusammen einzureichen, vor allem dann, wenn die Rechnungssumme höher ist als die Selbstbeteiligung. Jedoch sollte das Einreichen der Rechnung nicht in Windeseile geschehen. Es ist empfehlenswert, sämtliche Rechnungspositionen nochmals durchzugehen, ob tatsächlich alle in Anspruch genommenen Behandlungen etc. auf der Rechnung vermerkt sind und nicht willkürlich zusätzliche Leistungen aufgelistet wurden.

Verantwortung für Prüfung der Arztrechnungen

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Patienten haben die Pflicht, ihre Rechnung zu überprüfen und Ihre Versicherung auf Ungereimtheiten hinzuweisen. Wird ihnen z.B. eine Leistung oder Teilleistung erstattet, bei der sich später herausstellt, dass sie nicht stattgefunden hat, kann die Versicherung den erstatteten Betrag zurückfordern. Der PKV-Verband stellt Versicherten hier eine Software zur Verfügung, mit der Rechnungen geprüft werden können.

Vorlage zum Rechnung einreichen bei der PKV

Bitte ersetzen Sie die kursiv hinterlegten Angaben durch Ihre persönlichen Daten!

Bei vielen Versicherern können Sie Ihre Rechnungen sogar per App oder über das Online-Portal einreichen. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt Rechnung einreichen per App.

Kostenbeispiele: Was erstattet die private Krankenversicherung?

Was kosten verschiedene ärztliche Behandlungen?

Welche Kosten können anfallen? Wir haben Ihnen einige Beispiele aus dem Bereich der Vorsorge und Diagnostik zusammengestellt.

BehandlungsartKosten
Krebsvorsorge durch Ultraschall30 bis 80 Euro
Osteoporose ScreeningUltraschall: 30 bis 150 Euro
Labor: 70 bis 110 Euro
Mammographie Screening60 bis 190 Euro
Magnetresonanztomogramm (MRT)140 bis 700 Euro

Beispiel für Kostenerstattung 1: Zahnbehandlung

Eine Zahnarztpatientin ist über eine private Krankenversicherung versichert, die die Kosten zu 85 Prozent erstattet. Bei ihrem Kontrollbesuch hat sie unterschiedliche Leistungen in Anspruch genommen:

  • Routinekontrolle/Untersuchung: 30 Euro
  • Füllung eines Zahns mit Kunststoff: 120 Euro
  • Entfernung von Zahnstein: 65 Euro
  • Professionelle Zahnreinigung: 95 Euro

Die gesamten Kosten für den Kontrollbesuch beim Zahnarzt belaufen sich auf 310 Euro. Da die professionelle Zahnreinigung nicht zu den notwendigen Behandlungsmaßnahmen zählt, werden der Patientin 182,75 Euro zurückerstattet. Somit beläuft sich ihr Eigenanteil auf 127,25 Euro.

Beispiel für Kostenerstattung 2: Brille

Nachdem Besuch beim Augenarzt machte sich der Versicherte auf dem Weg zum Augenoptiker. Dort entschied er sich für ein hochwertiges Brillengestell eines bekannten Designers. Ferner bestand er auf Gleitsichtgläsern mit Entspiegelung und Beschichtung, die folgenden Kostenfaktor darstellten:

  • Kosten Brillengestell: 390 Euro
  • Mehrstärkengläser: 420 Euro
  • Kosten Entspiegelung: 80 Euro
  • Kosten Tönung: 80 Euro

Hierbei beläuft sich die Gesamtsumme der Kosten auf 970 Euro. Je nach Versicherungsträger und dem zugehörigen Tarif übernimmt die Versicherung eine, beim Versicherungsabschluss vereinbarte, Summe in Höhe von 400 Euro. Somit würde dem Versicherten ein Eigenanteil von 570 Euro auferlegt werden.

Rechnet die Krankenversicherung nach dem Einzelkostenprinzip ab, erfolgt die Erstattung gemäß folgender Kostensätze:

  • Brillengestell: 125 Euro
  • Mehrstärkengläser: 310 Euro

Somit übernimmt die Versicherung einen Kostenanteil von 435 Euro. Dahingehend hätte er einen Selbstbehalt von 535 Euro zu tragen.

Beispiel für Kostenerstattung 3: Heilpraktikerbehandlung

Ein Patient klagt über schmerzhafte Verspannungen. Daraufhin begibt er sich in die Hände eines Heilpraktikers, der eine Behandlung mit Akupunktur vorsieht. Aufgrund der Tatsache, dass der Patient mit einem Komfort-Tarif bei der Krankenversicherung versichert ist, werden ihm die Kosten bis zu 65 Prozent erstattet.

Nach Inanspruchnahme der Akupunktur werden ihm folgende Kosten berechnet:

  • 10 Sitzungen je 45 Euro: 450 Euro

Von diesem Rechnungsbetrag übernimmt die private Krankenversicherung 292,50 Euro, sodass dem Patienten eine Selbstbeteiligung von 157,50 Euro bleibt.

So viel zahlt die private Krankenkasse für stationäre Behandlungen

Hier sind einige Beispiele für stationäre Behandlungen und die Kosten, die für diese erstattet werden können:

BehandlungsartKosten
Schlaganfall43.129 €
Chemotherapie bei akuter Leukämie32.672,41 €
Hauttransplantation42.232,76 €
Natürliche Geburt1.547,11 €
Kaiserschnitt2.450,35 €
Versorgung eines Frühchens (113 Tage)125.404,44 €
Versorgung eines Neugeborenen (3,4 Tage)762,88 €
Herzinfarkt762,88 €
Einsetzen einer Stentprothese16.127,18 €
ByPass16.127,18 €

Weitere Beispiele, wie viel private Krankenversicherungen im Krankheitsfall erstatten, finden Sie hier:

Typische Schadensfälle in der privaten Krankenversicherung

Kostenloser Versicherungsvergleich

Wer sich privat versichern möchte, kann aus einer Vielfalt von Anbietern und Tarifen wählen. Wir helfen Ihnen mit unserem kostenlosen, unverbindlichen Versicherungsvergleich bei der Suche nach der optimalen Versicherung: Füllen Sie unser Online-Formular aus, um Ihren Vergleich und im nächsten Schritt gegebenenfalls Unterstützung bei Ihrem Aufnahmeantrag zu erhalten.

So helfen Apps beim Rechnungen Einreichen

Obwohl die private Krankenversicherung das Leben komfortabler machen soll, ist das Gegenteil der Fall, wenn es um das Einreichen von Arztrechnungen geht. Denn das ist bei der Privaten Krankenversicherung recht aufwendig. Ein Nachteil, dem einige Versicherer nun durch Apps entgegenwirken wollen.

Die Anbieter, die bis jetzt noch keine Rechnungs-App anbieten, werden mit Sicherheit nachziehen, denn das Einreichen der Rechnung per Smartphone erspart sowohl dem Kunden als auch der Versicherung Zeit und Geld.

So funktionieren die Rechnungs-Apps

Je nachdem, welche Funktionen die App anbietet, muss entweder der auf der Arztrechnung vorhandene QR-Code mit dem Handy eingescannt werden oder der Versicherte muss ein Foto von der Rechnung an die Versicherung senden. Wenn keine Fotofunktion angeboten wird, müssen die Codes (eA und eP) eingescannt werden. Mittlerweile bieten viele Ärzte und Zahnärzte Rechnungen mit QR-Code an.

Die Daten werden von der Versicherung bei der Privatärztlichen Verrechnungsstelle abgerufen und in die Abrechnung übernommen. Bietet das Unternehmen eine Foto-Funktion an, können auch Rechnungen ohne QR-Code eingereicht werden. Bei einer Rechnungs-App ist es egal, ob man iOS oder ein Android-Smartphone verwendet. Der Download ist zumeist sowohl über die gängigen App Stores ebenso möglich wie direkt beim Versicherer.

Die Codes auf der Arztrechnung

Der eA-Code beinhaltet den Schlüssel für die Personendaten. Die Daten bestehen aus der Anschrift, dem Geburtsdatum und eventuell noch Verwandtschaftsangaben zwischen z.B. Vater und Sohn. Der eP-Code beinhaltet einen Schlüssel, mit dem die Personendaten aus dem eA-Code enthaltenen Personendaten und die im zweiten Schritt abgerufenen Rechnungsdaten codiert sind. Zusätzlich ist noch ein weiterer Barcode für eine Online-Überweisung dabei.

Rechnung direkt online einreichen

Ebenso bieten einige Versicherer die Möglichkeit an, Rechnungen online einzureichen, in der Regel durch das Ausfüllen eines Formulars und das Einreichen eines gut lesbaren Scans der Rechnung – hier spielt der Code keine Rolle. Versicherungsportale bieten ihren Kunden im Kundenbereich mitunter auch die Möglichkeit, zu prüfen, wie weit die Bearbeitung ihrer Rechnungen fortgeschritten ist.

Schauen Sie sich die Website Ihres PKV-Anbieters an

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie dort wertvolle Informationen zum Einreichen von Rechnungen finden, z.B.:

  • Downloadlinks für die jeweilige Rechnungs-App
  • Formulare oder Vorlagen, um online oder postalisch Rechnungen einzureichen
  • Anweisungen, was sie beim Einsenden oder Hochladen von Rechnungen beachten sollten (Dateiformate, etc.)

Fazit

Versicherter der privaten Krankenversicherung zu sein, bedeutet nicht nur in den Genuss besserer medizinischen Versorgung zu gelangen, sondern gleichzeitig auch einen höheren Kostenaufwand. Dieser muss in der Regel zunächst vom Versicherten selbst getragen werden und kann anschließend von der Krankenversicherung eingefordert werden.

Bevor die Arztrechnungen zur Erstattung bei der Krankenversicherung vorgelegt werden, sollten diese nochmals bezüglich der genutzten Versicherungsleistungen unter die Lupe genommen werden. Denn man möchte nicht für Leistungen zahlen, die nicht in Anspruch genommen wurden.

Einige Leistungen der PKV im Überblick

Die häufigsten Fragen zum Rechnungen Einreichen bei der privaten Krankenversicherungen

Wie lange kann man Rechnungen bei der privaten Krankenversicherung einreichen?

Hier gilt eine Frist von zwei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wie reiche ich eine Rechnung bei der Krankenkasse ein?

Entweder postalisch, mit dem Formular der Versicherung und den Originalen der Rechnungen, oder per App oder Online-Formular – schauen Sie auf der Website Ihres PKV-Anbieters nach, welche Optionen Sie für das Einreichen der Rechnungen haben und was Sie dabei beachten müssen.

Wie funktioniert die private Krankenversicherung beim Arzt?

Patienten nehmen eine medizinische Leistung in Anspruch, welche der Arzt ihnen anschließend in Rechnung stellt. Diese Rechnung geben sie an ihre private Krankenversicherung weiter, welche ihnen daraufhin den Preis erstattet, wenn die Leistung durch den Tarif abgedeckt wird und nicht aufgrund eines vereinbarten Selbstbehalts doch selbst bezahlt werden muss.

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Katharina Tennius
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