Welche Unterlagen sollte man aufheben?

Private und betriebliche Lebens- und Renten­versicherungen

Die Nachweise einer privat abgeschlossenen Lebens­versicherung oder Betriebsrente sollten ein Leben lang aufbewahrt werden. Am wichtigsten sind der Versicherungsschein (Police) und der Antrag. Die Police fungiert hier als Urkunde, wenn Sie sich beispielsweise Ihre private Rente oder Lebens­versicherung auszahlen lassen möchten. Teilweise auch bis über den Tod hinaus, da Ansprüche in vielen Fällen auf die Hinterbliebenen übergehen. Im Falle der betrieblichen Altersvorsorge oder privaten Renten­versicherungen sollten Arbeitnehmer die entsprechenden Vereinbarungen bei Renteneintritt parat halten, um die Auszahlung in Gang zu setzen.

Andere Versicherungen

Ihre Versicherungsunterlagen zu all Ihren Absicherungen, wie Haftpflicht-, Hausrat- oder Kfz-Versicherung, sollten Sie für die gesamte Laufzeit des Vertrages aufheben – und weitere drei Jahre über das Ende hinaus, bis die allgemeine Verjährungsfrist abgelaufen ist. Ist die Versicherung gekündigt, können in der Regel auch der Versicherungsschein und alle weiteren Unterlagen entsorgt werden.

Wer seine Versicherungsunterlagen verloren hat, sollte seine Versicherung oder seinen Versicherungs­makler kontaktieren. Die Versicherung kann im Zweifel einen Ersatz­versicherungsschein erstellen. In einigen Fällen kann dies jedoch mit Kosten verbunden sein.

Gesetzliche Rente und Sozial­versicherungen

Sie sollten Unterlagen wie Ihren Sozial­versicherungsausweis (zumindest die Sozial­versicherungsnummer) sowie alle Meldungen zur Sozial­versicherung immer aufbewahren. Zwar sind einige Unterlagen auch elektronisch bei der Deutschen Renten­versicherung gespeichert, aber allein, um den Versicherungsverlauf bei Renteneintritt zu verifizieren, sollten Sie diese Dokumente auch selbst aufbewahren.

Gesetzliche Kranken­versicherung

Die gesetzlichen Krankenkassen sind in der Regel dazu verpflichtet, ein Versicherungsverzeichnis mit allen Angaben zum Versicherten, die die Versicherungspflicht oder -berechtigung und Beitragsgestaltung betreffen, zu führen. Dennoch sollten Sie Unterlagen zu Ihrer Kranken­versicherung stets selbst sicher und ein Leben lang aufbewahren.

Gehaltsabrechnungen

Es gibt keine offizielle Frist, wie lange Gehalts- und Lohnabrechnungen aufbewahrt werden sollten. Im Laufe des Erwerbslebens werden Gehaltsabrechnungen benötigt, um beispielsweise die jährliche Einkommenssteuererklärung korrekt auszufüllen, Kredite zu beantragen oder staatliche Leistungen wie Elterngeld zu bekommen. Darüber hinaus werden Gehalts- und Lohnabrechnungen vor allem zur Berechnung von Rentenansprüchen benötigt. Daher sollten sie mindestens bis zum Rentenantritt und am besten darüber hinaus aufbewahrt werden. Schließlich dienen sie zum Nachweis von Arbeitsverhältnissen und Betriebsrentenzahlungen.

Arbeitgeber und Unternehmen sind im Übrigen dazu verpflichtet, lohnrelevante Unterlagen der Mitarbeiter sechs Jahre lang aufzubewahren. Bei Verlust oder Fehlen von einzelnen Abrechnungen können diese innerhalb dieser Lagerfrist beim Arbeitgeber nachträglich eingefordert werden.

Kontoauszüge

Kontoauszüge und andere Bankunterlagen behalten Sie am besten drei Jahre lang, da sie im Zweifel als wichtige Belege für Zahlungseingänge oder Überweisungen dienen. Außerdem weisen Sie damit wichtige wiederkehrende Zahlungen wie Miete nach.

Kreditunterlagen, Mahnbescheide, Gerichtsunterlagen

Unterlagen für einen Kredit bewahren Sie am besten bis zu 30 Jahre lang auf. Das Gleiche gilt für amtliche Dokumente wie Mahnbescheide und Unterlagen vom Gericht.

Handwerkerrechnungen

Rechnungen von Handwerkern müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass es sich nicht um Schwarzarbeit gehandelt hat. Haben Sie die Arbeiten als Eigentümer an einem Wohnraum veranlasst, den Sie vermieten, müssen Sie die Rechnungen sogar sechs Jahre lang aufbewahren.

Kassenbons, Rechnungen und Quittungen

Rechnungen sollten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die gesetzliche Gewährleistung gilt. Diese hat eine Dauer von zwei Jahren. Die Gewährleistungspflicht besagt, dass der Verkäufer nachbessern muss, wenn der Mangel schon beim Kauf des Produktes bestanden hat. Alternativ bewahren Sie Rechnungen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren auf. Im Gegensatz dazu ist eine Garantie eine freiwillige Leistung des Herstellers und umfasst oft einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten. Hat ein Gerät oder ein anderer Gegenstand eine längere Garantiezeit, sollte die betreffende Rechnung für die Dauer der Garantiezeit aufbewahrt werden. Auch wegen der Hausrat­versicherung sollten Sie Belege und Quittungen von versicherten Gegenständen sorgfältig aufbewahren.

Rechnungen sollten im Zweifel kopiert oder eingescannt und digital abgelegt werden. So vermeiden Sie, dass die Belege ungültig werden, weil die Tinte auf Kassenbons verblasst und diese nach einiger Zeit nicht mehr lesbar sind.

Dokumente zu Immobilienkäufen

Haben Sie eine eigene Immobilie als Kapitalanlage oder als Eigenheim erworben, sollten Sie die entsprechenden Unterlagen ein Leben lang aufbewahren. Dazu gehören unter anderem der Kaufvertrag und alle notariell beglaubigten Dokumente, der Grundbuchauszug, Darlehensvertrag, Übergabeprotokolle und eventuelle Mietverträge. Das Gleiche gilt auch bei einem Hausverkauf: Auch diese Unterlagen sollten Sie stets aufbewahren.

Mietunterlagen

Sind Sie Mieter, dann sollten Sie die Unterlagen drei Jahre bis nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahren. Dazu gehören vor allem Mietverträge, Übergabeprotokolle, Nebenkostenabrechnungen und Kautionsnachweise.

Geschäftsunterlagen

Gewerbetreibende sind verpflichtet, sämtliche Bücher, Aufzeichnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und alle weiteren steuerrechtlich relevanten Unterlagen aufzubewahren. Für einige Unterlagen (Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien und sonstige Unterlagen) gilt eine Frist von sechs Jahren. Für den Großteil der Geschäftsunterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Quelle: IHK).

Unterlagen zu Kapitalanlagen

Ihre Depotunterlagen, Orderbücher und andere Auszüge für das Investieren und Handeln mit Aktien, ETFs und anderen Wertpapieren sollten Sie so lange aufbewahren, wie Ihr Investment läuft. Dies gilt auch für Sparanlagen wie Tagesgeld, Festgeld oder Sparbücher. Bedenken Sie, dass Banken beziehungsweise Kontenanbieter oder Broker Ihre Unterlagen nur für einen gewissen Zeitraum (in der Regel 10 Jahre) archivieren müssen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie diese privat abspeichern.

Steuerunterlagen

Früher galt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Mittlerweile gibt es für Privatpersonen keine offizielle Frist mehr. Sobald Sie den Steuerbescheid bekommen und dieser korrekt und rechtskräftig ist, können Sie die Unterlagen grundsätzlich entsorgen. Sicherheitshalber können Sie sie noch einige Jahre aufbewahren. Die Steuerbescheide selbst behalten Sie am besten zehn Jahre lang.

Einkünfte über 500.000 Euro

Haben Sie Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr, sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre lang aufzubewahren. Zu den Einkünften zählen in der Regel neben dem Lohn oder Gehalt auch Bonuszahlungen und Erträge aus privaten Kapitalanlagen.

Ausweisdokumente

Immer und überall gilt die Ausweispflicht, sonst droht ein Bußgeld bis zu 3.000 Euro. Kinder benötigen dabei ab 16 Jahren ein eigenes Ausweisdokument. Deutsche Personalausweise müssen alle zehn Jahre erneuert werden. Einen Reisepass benötigen deutsche Staatsbürger zwar nur für Reisen außerhalb der EU, jedoch sollte dieser dennoch immer gültig sein. Sollten Sie Ihren Ausweis oder Pass verlieren, müssen Sie den Verlust melden und einen neuen Ausweis beantragen. Eine Gebührenübersicht dafür finden Sie auf der Webseite des Bundesinnenministeriums.

Standesamtliche Dokumente

Eine Geburtsurkunde belegt Namen und Geburtsort einer Person sowie die Namen der Eltern und ist beispielsweise notwendig für eine Eheschließung oder auch für den Rentenantrag. Eltern benötigen die Geburtsurkunde ihrer Kinder für unter anderem Anträge auf Eltern- und Kindergeld. Bei Verlust kann man einen Ersatz im entsprechenden Standesamt beantragen. Das Gleiche gilt für Heiratsurkunden. Auch ein Scheidungsbeschluss muss ein Leben lang aufbewahrt werden, um unter Umständen im Erbfall für Klarheit zu sorgen.

Zeugnisse

Alle Dokumente, die den beruflichen Werdegang dokumentieren, sollten aufbewahrt werden – vor allem ab dem 16. Lebensjahr. Denn diese sind relevant für den Rentenantrag. Dazu gehören unter anderem Ausbildungszeugnisse, Studienabschlüsse, Gesellenbriefe, Meisterbriefe und Arbeitszeugnisse.

Unterlagen von Verstorbenen

Alle Dokumente von verstorbenen Angehörigen sollten sorgsam aufbewahrt werden. Dazu zählen Sterbeurkunde, Erbschein und auch das Testament. Auch Geburts- oder Heiratsurkunde können später noch wichtig werden. Halten Sie diese Dokumente mindestens so lange parat, bis die Erbschaft abschließend geklärt sind. Die Sterbeurkunde benötigen Sie, um beispielsweise Bankangelegenheiten des Verstorbenen zu klären. Das Testament kann alternativ auch beim Nachlassgericht oder Amtsgericht verwahrt werden.