Das Wichtigste in Kürze
Das erwartet Sie hier
Welche Unterlagen man behalten sollte und wie lang die Aufbewahrungsfristen sind.
Inhalt dieser SeiteUnterlagen und Dokumente aufbewahren: für wie lange?
Unterlagen von der Bank, Rechnungen vom Stromanbieter, Briefe von der Versicherung: Welche Papiere muss man aufbewahren und für wie lange? Bevor man etwas vorschnell wegwirft, sollte man die Unterlagen sorgfältig prüfen.
Diese Aufbewahrungsfristen sollten Sie kennen
| Dokument | Aufbewahrungsdauer |
|---|---|
| Ausweisdokumente | Lebenslang |
| Standesamtliche Dokumente (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunde) | Lebenslang |
| Renten- und Sozialversicherungsunterlagen | Lebenslang |
| Krankenversicherungsunterlagen | Lebenslang |
| Private Lebens- und Rentenversicherungen | Lebenslang |
| Versicherungsverträge | 3 Jahre nach Ablauf |
| Zeugnisse (Schul-, Abschlusszeugnisse) | Lebenslang |
| Dokumente zu Immobilienkäufen (Kaufvertrag, Grundbuchauszüge) | Lebenslang |
| Mietunterlagen (Mietverträge, Kautionsbescheinigungen, Übergabeprotokolle) | 3 Jahre nach Ablauf |
| Testament | Lebenslang |
| Erbschein | Lebenslang |
| Gehaltsabrechnungen | Lebenslang |
| Steuerbescheide | 10 Jahre |
| Lohnsteuerbescheinigung | 1 Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids |
| Steuerlich relevante Belege | Bis zum Erhalt des Steuerbescheids |
| Steuerunterlagen bei Einkünften über 500.000 € | 6 Jahre |
| Handwerkerrechnungen bei Vermietung | 10 Jahre |
| Private Handwerkerrechnungen | 2 Jahre |
| Rechnungen, Kaufverträge, Quittungen | 2 Jahre |
| Garantieunterlagen | Bis Ablauf der Garantie |
| Kontoauszüge und Bankunterlagen | 3 Jahre |
| Kreditunterlagen | 30 Jahre |
| Mahnbescheide, Gerichtsunterlagen | 30 Jahre |
Aufbewahren bis zum Ablauf von Gewährleistungen und Verjährungsfristen
Abgesehen von den oben genannten, teilweise empfohlenen Fristen: Bewahren Sie die entsprechenden Unterlagen am besten immer so lange auf, wie auch die Gewährleistungsfrist oder die Verjährungsfrist andauert. Beispielsweise ist die Gewährleistungsfrist für privat beauftragte Handwerksarbeiten zwei Jahre. Verträge verjähren in der Regel nach drei Jahren.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Haben Sie eine Rechnung mit Datum 10.05.2022, beginnt die Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2022.
Diese Unterlagen sollten Sie immer aufbewahren
- Aktueller Personalausweis und Reisepass
- Sozialversicherungsausweis
- Geburtsurkunde
- Taufschein
- Heiratsurkunde
- Scheidungsbeschluss
- Kirchenaustrittsbescheinigungen
- Schulzeugnisse
- Ausbildungsurkunden
- Abschlusszeugnisse
- Meldung zur Sozialversicherung
- Ärztliche Gutachten
- Betriebliche Altersvorsorge
- Private Lebens- und Rentenversicherungen
- Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
- Zugehörige Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungen
- Unterlagen zur Krankenversicherung
- Dokumente zu Immobilienkäufen und Grundbuchauszüge
- Testament
- Sterbeurkunde von Angehörigen
- Erbschein
Ausweise und Pässe
Immer und überall gilt die Ausweispflicht, sonst droht ein Bußgeld bis zu 3.000 Euro. Kinder benötigen dabei ab 16 Jahren ein eigenes Ausweisdokument. Deutsche Personalausweise müssen alle zehn Jahre erneuert werden. Einen Reisepass benötigen deutsche Staatsbürger zwar nur für Reisen außerhalb der EU, jedoch sollte dieser dennoch immer gültig sein.
Sollten Sie Ihren Ausweis oder Pass verlieren, müssen Sie den Verlust melden und einen neuen Ausweis beantragen. Eine Gebührenübersicht dafür finden Sie auf der Webseite des Bundesinnenministeriums.
Standesamtliche Urkunden und Dokumente sorgfältig aufbewahren
Eine Geburtsurkunde belegt Namen und Geburtsort einer Person sowie die Namen der Eltern und ist beispielsweise notwendig für eine Eheschließung oder auch für den Rentenantrag. Eltern benötigen die Geburtsurkunde ihrer Kinder für unter anderem Anträge auf Eltern- und Kindergeld. Bei Verlust kann man einen Ersatz im entsprechenden Standesamt beantragen. Das gleiche gilt für Heiratsurkunden. Auch ein Scheidungsbeschluss muss ein Leben lang aufbewahrt werden, um unter Umständen im Erbfall für Klarheit zu sorgen.
Alles, was mit Rente und Sozialversicherungen zu tun hat
Sie sollten Unterlagen wie Ihren Sozialversicherungsausweis (zumindest die Sozialversicherungsnummer), alle Meldungen zur Sozialversicherung und Ihre Unterlagen zur Krankenversicherung immer aufbewahren. Zwar sind einige Unterlagen auch elektronisch bei der Rentenversicherung gespeichert, aber allein, um den Versicherungsverlauf bei Renteneintritt zu verifizieren, sollten Sie diese Dokumente auch selbst aufbewahren. Das gleiche gilt für Gehaltsabrechnungen: Sie dienen zum Nachweis von Arbeitsverhältnissen und Betriebsrentenzahlungen. Die Beweislast liegt bei Ihnen.
Muss man seine Zeugnisse aufbewahren?
Alle Dokumente, die den beruflichen Werdegang dokumentieren, sollten aufbewahrt werden – vor allem ab dem 16. Lebensjahr. Denn diese sind relevant für den Rentenantrag. Bewahren Sie also Abschluss- und Ausbildungszeugnisse gut auf.
Ansprüche aus privaten und betrieblichen Rentenversicherungen
Die Nachweise einer privat abgeschlossenen Lebensversicherung oder Betriebsrente sollten immer aufbewahrt werden. Teilweise auch bis über den Tod hinaus, da Ansprüche in vielen Fällen auf die Hinterbliebenen übergehen. Im Falle der betrieblichen Altersvorsorge sollten Arbeitnehmer die entsprechenden Vereinbarungen bei Renteneintritt parat halten, um die Auszahlung in Gang zu setzen.
Dokumente von Verstorbenen
Alle Dokumente von verstorbenen Angehörigen sollten sorgsam aufbewahrt werden. Dazu zählen Sterbeurkunde, Erbschein und auch das Testament. Auch Geburts- oder Heiratsurkunde können später noch wichtig werden. Halten Sie diese Dokumente mindestens so lange parat, bis die Erbschaft abschließend geklärt sind. Die Sterbeurkunde benötigen Sie, um beispielsweise Bankangelegenheiten des Verstorbenen zu klären.
Diese Unterlagen müssen Sie eine Weile aufbewahren
- Arbeitszeugnis
- Belege für die Steuererklärung
- Lohnsteuerbescheinigung
- Steuerbescheid
- Handwerkerrechnungen
- Versicherungsscheine
- Kontoauszüge und Bankunterlagen
- Kaufbelege, Quittungen und Rechnungen
Wie lange müssen Steuerunterlagen aufbewahrt werden?
Früher galt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Mittlerweile gibt es für Privatpersonen keine offizielle Frist mehr. Sobald Sie den Steuerbescheid bekommen und dieser korrekt und rechtskräftig ist, können Sie die Unterlagen grundsätzlich wegwerfen. Sicherheitshalber können Sie sie noch einige Jahre aufbewahren. Die Steuerbescheide selbst behalten Sie am besten zehn Jahre lang.
Ausnahme: Haben Sie Einkünfte von mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr, müssen Sie Ihre Steuerunterlagen und Belege sechs Jahre lang aufbewahren.
Wann kann man Kontoauszüge wegwerfen?
Kontoauszüge und Bankunterlagen behalten Sie am besten drei Jahre lang, da sie im Zweifel als wichtige Belege für Zahlungseingänge oder Überweisungen dienen. Achtung: Unterlagen für einen Kredit bewahren Sie am besten bis zu 30 Jahre lang auf.
Kassenbons, Rechnungen und Quittungen
Rechnungen sollten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die gesetzliche Gewährleistung gilt. Diese hat eine Dauer von zwei Jahren. Die Gewährleistungspflicht besagt, dass der Verkäufer nachbessern muss, wenn der Mangel schon beim Kauf des Produktes bestanden hat. Im Gegensatz dazu ist eine Garantie eine freiwillige Leistung des Herstellers und umfasst oft einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten. Hat ein Gerät oder ein anderer Gegenstand eine längere Garantiezeit, sollte die betreffende Rechnung für die Dauer der Garantiezeit aufbewahrt werden. Auch wegen der Hausratversicherung sollten Sie Belege und Quittungen von versicherten Gegenständen sorgfältig aufbewahren.
Tipp: Kopien und Scans gegen das Verblassen
Rechnungen sollten im Zweifel kopiert oder eingescannt und digital abgelegt werden. So vermeiden Sie, dass die Belege ungültig werden, weil die Tinte auf Kassenbons verblasst und diese nach einiger Zeit nicht mehr lesbar sind.
Handwerkerrechnungen aufbewahren
Rechnungen von Handwerkern bewahren Sie am besten zwei Jahre lang auf, um nachweisen zu können, dass es sich nicht um Schwarzarbeit gehandelt hat. Haben Sie die Arbeiten an einem Wohnraum veranlasst, den Sie vermieten, müssen Sie die Rechnungen sogar zehn Jahre lang aufbewahren.
Wie lange muss man Versicherungsunterlagen aufbewahren?
Ihre Versicherungsunterlagen zu all Ihren Absicherungen, wie Haftpflicht-, Hausrat- oder Kfz-Versicherung, sollten Sie für die gesamte Laufzeit des Vertrages aufheben – und weitere drei Jahre über das Ende hinaus, bis die allgemeine Verjährungsfrist abgelaufen ist. Am wichtigsten sind der Versicherungsschein und der Antrag. Die Police fungiert hier als Urkunde, wenn sie ihre sich beispielsweise ihre private Rente oder Lebensversicherung auszahlen lassen möchten. In diesem Fall ist die Vorlage der Police oft die Voraussetzung dafür, dass man das Geld erhält. Ist die Versicherung gekündigt, können in der Regel auch der Versicherungsschein und alle weiteren Unterlagen weg.
Versicherungsunterlagen verloren?
Wer solche oder ähnliche Unterlagen nicht mehr findet, sollte seine Versicherung oder seinen Versicherungsmakler kontaktieren. Die Versicherung kann im Zweifel einen Ersatzversicherungsschein erstellen. In einigen Fällen kann dies jedoch mit Kosten verbunden sein.
Fazit
Unterlagen zu Bankangelegenheiten und Versicherungen bewahren Sie am besten so lange auf, wie sie relevant sind. Das heißt, Versicherungsunterlagen über die gesamte Laufzeit und am besten sogar noch drei Jahre länger. Bankauszüge sollten Sie mindestens die empfohlenen drei Jahre behalten. Rechnungen bewahren Sie für die Zeit der Gewährleistungspflicht und für die Dauer der Garantiezeit auf.
Persönliche sowie standesamtliche Dokumente und alles, was mit Ihrer Rente und Sozialversicherung zu tun hat, sollten Sie Ihr Leben lang aufbewahren.
Haben Sie alles gefunden?
Hier finden Sie weitere interessante Inhalte zum Thema:
Schnelle Frage, Kritik oder Feedback?
Wir können Sie zwar nicht explizit zum Thema beraten, sind jedoch offen für Verbesserungsvorschläge oder Anmerkungen, die Sie zu diesem Artikel haben. Schreiben Sie uns gern eine E‑Mail:
