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Winter, die Zeit zum Ausmisten – Welche Unterlagen sollten Sie aufheben?

Gegen Jahresende lohnt es sich, Ihre Dokumente der letzten Monate durchzugehen und altes auszusortieren. Manches aus Ihren Unterlagen sollten Sie aber besonders gut aufbewahren.

Steuererklärung und Co.

Jeder kennt das, gefühlt erhält man täglich Rechnungen, Post, von der Bank, den Versicherungen und dem Stromanbieter. Welche Papiere muss man aufbewahren und vor allem wie lange? Diese Frage sollte sich jeder stellen, bevor vorschnell wichtige Unterlagen im Papiermüll landen.

Bankauszüge

Für Selbständige und Freiberufler gilt, dass sie die Bankauszüge ihrer Geschäftskonten mindestens 10 Jahre aufbewahren müssen. Das hängt auch mit möglichen Steuerprüfungen zusammen. Allein mit diesen Belegen lassen sich ganze Aktenordner füllen. Private Kontoauszüge müssen glücklicherweise nicht so lange aufbewahrt werden. Experten raten jedoch Verbrauchern dazu, ihre privaten Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufzuheben.

Rechnungen

Rechnungen sollten für die Zeit aufbewahrt werden, in der die gesetzliche Gewährleistung gilt. Diese hat eine Dauer von zwei Jahren. Die Gewährleistungspflicht besagt, dass der Verkäufer nachbessern muss, wenn der Mangel schon beim Kauf des Produktes bestanden hat.

Im Gegensatz dazu ist eine Garantie eine freiwillige Leistung des Herstellers und umfasst oft einen Zeitraum von 12 bis 24 Monaten.

Hat ein Gerät oder ein anderer Gegenstand eine längere Garantiezeit, sollte die betreffende Rechnung für die Dauer der Garantiezeit aufbewahrt werden.

Tipp: Kopien und Scans gegen das Verblassen
Rechnungen sollten im Zweifel kopiert oder eingescannt und digital abgelegt werden, da es immer wieder vorkommt, dass die Tinte auf Kassenbons verblasst und nach einiger Zeit nicht mehr zu lesen ist.

Versicherungsunterlagen

Versicherungsexperten raten hier dazu, Versicherungsunterlagen in jedem Fall für die Laufzeit des Versicherungsvertrages aufzuheben. Am wichtigsten sind der Versicherungsschein, die Police, und der Antrag. Die Police fungiert hier als Urkunde, wenn sie ihre sich beispielsweise ihre private Rente oder Lebensversicherung auszahlen lassen möchten. In diesem Fall ist die Vorlage der Police oft, die Voraussetzung dafür, dass man das Geld erhält.

Versicherungsunterlagen verloren?

Wer solche oder ähnliche Unterlagen nicht mehr findet, sollte seine Versicherung kontaktieren. Diese kann im Zweifel einen Ersatzversicherungsschein erstellen. Das ist allerdings im Normalfall mit Kosten verbunden.

Daher gilt, lieber ein Papier zu viel aufheben, als aus Versehen wichtige Unterlagen weg zu schmeißen.

Fazit: Nichts wegschmeißen?

Zusammenfassend kann man sagen, dass für Bank- und Versicherungsunterlagen und Ähnliches gilt, Papiere mindestens solange aufzuheben, wie sie relevant sind. Dass heißt, Versicheurngsunterlagen über die gesamte Laufzeit und im Zweifel sogar noch 3 oder vier Jahre länger (z. B. aus steuerlichen Gründen). Bankauszüge sollten mindestens die empfohlenen drei Jahre im eigenen Besitz bleiben. Rechnungen für die Zeit der Gewährleistungspflicht und für die Dauer der Garantiezeit.

Allerdings können Werbeschreiben oder Ähnliches auch vom eigenen Anbieter bedenkenlos entsorgt werden. Kommt es allerdings zu Zinsanpassungen oder werden die AGBs geändert, sollten diese Schreiben zu den betreffenden Unterlagen geheftet werden.

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