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So wird die Lohnabrechnung mit betrieblicher Altersvorsorge korrekt dargestellt

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von Munkhjin Enkhsaikhan
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Wie Unternehmen die betriebliche Altersvorsorge einfach und unkompliziert in ihre Lohnprogramme verbuchen und wie Arbeitnehmer die bAV in ihrer Lohnabrechnung erkennen. Mit Muster-Abrechnung und Rechenbeispielen.

Inhalt dieser Seite
  1. So funktioniert die Lohnabrechnung mit bAV
  2. Rechenbeispiel mit und ohne bAV
  3. So sieht die Lohnabrechnung aus
  4. So verbuchen Firmen die bAV richtig
  5. Lohnkonto führen ist Pflicht
  6. So werden die Auszahlungen verbucht
  7. Fazit

Das Wichtige in Kürze

  • Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) muss auf der Lohnabrechnung korrekt dargestellt werden.
  • Es ist keine besondere Software nötig, der Personalsachbearbeiter im Unternehmen muss nur einige Dinge beachten.
  • Dabei wird der bAV-Beitrag auf der Gehaltsabrechnung direkt vom Bruttolohn abgezogen.
  • Aufgrund der verringerten Sozialabgaben hat ein Mitarbeiter mit bAV am Ende gar nicht viel weniger auf dem Konto. Dies zeigt unsere Beispielrechnung.

So funktioniert die Lohnabrechnung mit betrieblicher Altersvorsorge

bAV muss korrekt abgerechnet werden

Arbeitnehmer können über die Entgeltumwandlung steuerfrei in die betriebliche Altersvorsorge (bAV) einzahlen. Auf der Gehaltsabrechnung muss dies korrekt abgerechnet werden. Insbesondere wenn im Unternehmen verschiedene Durchführungswege der bAV umgesetzt werden, müssen die verantwortlichen Mitarbeiter gezielt geschult werden. Denn wenn die Beiträge richtig eingeordnet werden und die Bilanz korrekt gestaltet wird, profitieren die Mitarbeiter und somit das ganze Unternehmen.

Hier erscheint die bAV in der Lohnabrechnung

Die betriebliche Altersvorsorge erscheint dabei gleich mehrmals auf dem Lohnzettel:

  • Der Betrag, der in die betriebliche Altersvorsorge investiert wird, wird vom Bruttolohn abgezogen.
  • Dadurch ergibt sich das Steuer-Brutto, das geringer ist als das Gesamt-Brutto. Das zu versteuernde Gehalt reduziert sich also. Aus diesem werden die Steuern und Sozialabgaben ermittelt.
  • Die ermittelten Steuern und Sozialabgaben werden aber vom Gesamt-Brutto abgezogen. Der bAV-Beitrag wird an dieser Stelle aber nicht verrechnet.
  • Nun ist der Netto-Verdienst ermittelt. Von diesem Betrag wird der bAV-Beitrag abgezogen. Am Ende erscheint der Auszahlungsbetrag auf der Lohnabrechnung.

Mehr zu Steuern und Steuererklärung in der bAV

Rechenbeispiele einer Lohnabrechnung mit und ohne bAV

Folgendes Rechenbeispiel macht die Grundzüge der Lohnabrechnung greifbarer. Man geht hier von einem Bruttolohn von 4.000 Euro aus. 211 Euro fließen in eine Direkt­versicherung der betrieblichen Altersvorsorge, wovon der Arbeitgeber 57 Euro als Zuschuss bezahlt.

Lohnabrechnungmit bAVohne bAV
Bruttolohn4.000 €4.000 €
bAV211 €0 €
Gesamt-Brutto4.000 €4.000 €
Steuer-Brutto3.789 €4.000 €
Steuern-721 €-791 €
Sozialbeiträge-757 €-799 €
Netto-Verdienst2.522 €2.410 €
bAV-211 €0 €
Auszahlung2.311 €2.410 €

Interessant ist der Vergleich mit der Lohnabrechnung des gleichen Gehalts ohne betriebliche Altersvorsorge. Hier beträgt der Auszahlungsbetrag am Ende 2.410 Euro. Der Arbeitnehmer hat also mit bAV nur 99 Euro weniger in der Tasche, obwohl er mit dem Zuschuss seines Chefs 211 Euro in die bAV investiert.

So funktioniert die Entgeltumwandlung in der bAV

So sieht eine Lohnabrechnung mit bAV aus

Beispiel-Lohnabrechnung

Mittels dieser Beispiel-Lohnabrechnung erfahren Sie, wie die betriebliche Altersvorsorge genau abrechnet wird. Klicken Sie auf das Bild, um die Lohnabrechnung richtig zu sehen. Auf dieser sind folgende Angaben genau aufgelistet:

  • der Bruttolohn,
  • der Netto-Verdienst,
  • die betriebliche Altersvorsorge
  • und die Steuern und Sozialabgaben

In den unterstehenden Erläuterungen erfahren Sie, was die einzelnen Posten und Abkürzungen genau bedeuten.

Persönliche Daten

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Oben auf der Lohnabrechnung finden sich die persönlichen Daten des Mitarbeiters: Dazu gehören das Geburtsdatum, die sozial­versicherungsrechtlichen Angaben, die Steuermerkmale, das Eintrittsdatum und die Adresse.

Bruttolohn

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Es folgt die Angabe zum Bruttolohn, der in unserem Beispiel 4.000 Euro beträgt. Manchmal sind an dieser Stelle noch sonstige Bezüge aufgelistet wie z.B. der Stundenlohn, der Urlaubslohn oder das Urlaubsgeld.

Betriebliche Altersvorsorge

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Gleich unter dem Bruttolohn sieht man, wie viel in die betriebliche Altersvorsorge investiert wird. Die Abkürzung „Betr. AV.AG lfd.ST-frei“ bedeutet der Arbeitgeber-Anteil, der steuerfrei in die bAV fließt. In unserer Simulation sind das 56,70 Euro. Insgesamt zahlt der Arbeitnehmer gemeinsam mit seinem Chef also 211,30 Euro steuerfrei in die bAV ein.

Gesamt-Brutto

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Hier wird angezeigt, wie hoch der Bruttolohn ohne die betriebliche Altersvorsorge ist.

Steuer-Brutto

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Der bAV-Beitrag wird vom Bruttolohn abgezogen, woraus sich das Steuer-Brutto ergibt.

Steuerrechtliche Abzüge

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Aus dem Steuer-Brutto werden die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag ermittelt. Mit dem Solidaritätszuschlag (Soli) wird die deutsche Einheit finanziert. Seit 2021 fällt dieser für den Großteil der Arbeitnehmer teilweise oder komplett weg. Insgesamt belaufen sich die steuerrechtlichen Abzüge in unserem Beispiel auf rund 721 Euro.

Sozial­versicherungsrechtliche Abzüge

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Ebenfalls aus dem Steuer-Brutto werden die sozial­versicherungsrechtlichen Abzüge (SV-rechtliche Abzüge) berechnet. Diese setzen sich zusammen aus Beiträgen für die Kranken­versicherung (KV), Renten­versicherung (RV), die Arbeitslosen­versicherung (AV) sowie die Pflege­versicherung (PV).

Netto-Verdienst

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Steuern und Sozialabgaben werden nun vom Gesamt-Brutto abgezogen. Daraus ergibt sich der Netto-Verdienst.

Auszahlungsbetrag

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Vor dem Auszahlungsbetrag ist nochmals der bAV-Beitrag aufgelistet. Dieser wird vom Netto-Verdienst abgezogen, woraus sich der Auszahlungsbetrag ergibt. Unsere Arbeitnehmerin hat am Ende also 2.310,75 auf dem Konto.

Unser Service: Das müssen Unternehmen beachten

Unsere Vorsorgeexperten bieten Unternehmen Hilfestellungen bei der Einrichtung der betrieblichen Altersvorsorge in der Lohnabrechnung. „Dazu braucht es aber keine spezielle Software“, sagt unser Spezialist für betriebliche Altersversorgung Frank Heide. „In den herkömmlichen Lohnprogrammen kann man die bAV relativ unkompliziert verbuchen. Für die meisten Unternehmen ist das kein Problem, wenn sie einige Dinge beachten“. So muss der Personalsachbearbeiter im Lohnprogramm etwa den richtigen Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsorge erfassen sowie die Zuschuss-Regelung einhalten.

Achtung bei der bAV für einen Geringverdiener

Einzig wenn ein Unternehmen von der Geringverdiener-Förderung profitiert, gestaltet sich die Lohnabrechnung etwas komplizierter. So erhält es Steuererleichterungen, wenn es in die bAV von Mitarbeitern investiert, die maximal 2.200 Euro brutto pro Monat verdienen. „Wenn der Lohn plötzlich steigt, muss das Unternehmen dies natürlich in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Deshalb gilt es, stets zu kontrollieren, ob das Gehalt schon über der Grenze liegt.“

Wir bilden die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nach

Wir haben spezielle Programme, die die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nachbilden. „So können wir in unseren Beratungen den Unternehmen und den Arbeitnehmern veranschaulichen, wie die Lohnabrechnung mit und ohne betriebliche Altersvorsorge aussieht“, sagt Heide. Für die konkrete Buchhaltung eigenen sich diese Programme laut Heide aber nicht. Falls Sie Fragen zur Lohnabrechnung haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir helfen Ihnen bei allen Belangen rund um die bAV in Ihrem Unternehmen.

Lohnkonto führen ist Pflicht

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dieses ist kein Konto, so wie man das in der Buchhaltung kennt. Vielmehr geht es um die Organisation der ordentlich und vollständig geführten Unterlagen des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat also die Pflicht zur Aufzeichnung, Mitteilung und Aufbewahrung.

Das muss dokumentiert werden

Bei der betrieblichen Altersvorsorge gelten besondere Pflichten. So muss etwa bei den Durchführungswegen Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds folgendes aufgezeichnet werden, sofern die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wurde:

  • Wann die Zusage erteilt wurde.
  • Wann die Zusage im Rahmen des Übetragsungsabkommens übertragen wurden.
  • Alle Änderungen einer bestehenden Versorgungszusage nach dem 31.12.2004.

Unternehmen hat Informations- und Aufbewahrungspflicht

Der Arbeitgeber muss außerdem den Versorgungsträger oder die Versicherung darüber informieren, wie die geleisteten Beiträge versteuert wurden. Also ob dies steuerfrei, individuell oder pauschal erfolgte. Dafür hat der Arbeitgeber bis zu 2 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres beziehungsweise Ausscheidens eines Mitarbeiters Zeit. Versäumt dies der Arbeitgeber, nimmt der Versorgungsträger im Leistungsfall an, dass die volle Steuerpflicht gilt. Nicht nötig ist die Mitteilung, wenn der Versorgungsträger die steuerliche Behandlung der Leistungen bereits kennt und darüber den Arbeitgeber informiert hat.

Auch muss der Arbeitgeber die bAV-Unterlagen solange aufbewahren, bis die korrekte Besteuerung sichergestellt ist. Oft ist das bis zum Eintritt des Leistungsfalls des Arbeitnehmers.

Weitere Pflichten zur bAV für den Arbeitgeber

Wie verbuchen Unternehmen Auszahlungen der bAV?

Hier hat das Unternehmen nicht viel zu tun, da die Auszahlung der bAV in der Regel über externe Versicherungsunternehmen oder Versorgungseinrichtungen läuft. „Ein Unternehmen braucht es nur der Versicherung zu melden, dass ein Mitarbeiter z.B. eine Altersrente oder eine Berufsunfähigkeitsrente erhält“, sagt Frank Heide.

Was gilt im Todesfall?

Im Todesfall ist wichtig, dass die Versicherung den Bezugsberechtigten kennt. „Laut Gesetz sind dies Ehepartner, eingetragene Lebenspartner oder Kinder, die Kindergeld beziehen.“ Auch Lebenspartner können Bezugsberechtigte sein: „Allerdings müssen sie zum Zeitpunkt des Todes mit dem Versicherungsnehmer im gleichen Haushalt leben. Dieser hat außerdem zu Lebzeiten die Pflicht, dies dem Versicherer zu melden.“ Sonstige Personen wie Freunde, Eltern oder Neffen können nur vom Sterbegeld profitieren, sofern die Versicherung die Bezugsperson kennt. Im Todesfall zahlt die Versicherung dann in der Regel einmalig bis zu 8.000 Euro aus.

So funktioniert die Auszahlung der bAV

Fazit

Unternehmen können die bAV leicht abbilden

Für Unternehmen ist es gar nicht so kompliziert, die betriebliche Altersvorsorge korrekt in der Lohnabrechnung für die Mitarbeiter abzubilden. Personalsachbearbeiter müssen nur auf den korrekten Durchführungsweg und auf die richtige Höhe des Arbeitgeberzuschusses achten. Einzig bei der Geringverdiener-Förderung ist ein wenig mehr Aufmerksamkeit gefordert. Zusätzlich ist das Führen eines Lohnkontos pro Mitarbeiter für das Unternehmen verpflichtend. Benötigen Sie hierzu zusätzliche Unterstützung, helfen wir Ihnen gern weiter. Kontaktieren Sie uns oder nutzen Sie unser Formular auf dieser Seite.

Arbeitnehmer erkennen bAV auf ihrem Lohnzettel

Arbeitnehmer erkennen die bAV auf ihrer Lohnabrechnung an mehreren Stellen: Zunächst wird der Beitrag vom Brutto abgezogen, um das Steuer-Brutto zu ermitteln. Schließlich wird der bAV-Beitrag erneut aufgeführt, um das tatsächliche Netto zu ermitteln. Beachten Sie dazu unsere Hinweise zur Muster-Abrechnung.

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Katharina Tennius
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Verfasst von Munkhjin Enkhsaikhan & Team
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