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Lohnabrechnung bei der betrieblichen Altersvorsorge

So wird die betriebliche Altersvorsorge in der Lohnabrechnung korrekt dargestellt.
Das Wichtigste in Kürze
  • Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) muss auf der Lohnabrechnung korrekt dargestellt werden.
  • Dabei wird der bAV-Beitrag auf der Gehaltsabrechnung direkt vom Bruttolohn abgezogen.
  • Daraus ergibt sich das Steuer-Brutto, aus dem Steuern und Sozialabgaben ermittelt werden. Diese verringern sich, wenn ein Mitarbeiter eine betriebliche Altersvorsorge hat.
  • Aufgrund der verringerten Sozialabgaben hat ein Mitarbeiter mit bAV am Ende gar nicht viel weniger auf dem Konto. Dies zeigt unsere Beispielrechnung.
  • Wir helfen Unternehmen gerne bei der Einrichtung der bAV in der Lohnabrechnung. Dabei müssen diese meistens nur auf wenige Dinge achten.

Lohnabrechnung bei der betrieblichen Altersvorsorge

Arbeitnehmer können über die Entgeltumwandlung steuerfrei in die betriebliche Altersvorsorge  (bAV) einzahlen. Auf der Gehaltsabrechnung muss dies korrekt abgerechnet werden. Insbesondere wenn im Unternehmen verschiedene Durchführungswege der bAV umgesetzt werden, müssen die verantwortlichen Mitarbeiter gezielt geschult werden. Denn wenn die Beiträge richtig eingeordnet werden und die Bilanz korrekt gestaltet wird, profitieren die Mitarbeiter und somit das ganze Unternehmen. Die betriebliche Altersvorsorge erscheint dabei gleich mehrmals auf dem Lohnzettel.

… mehr zur betrieblichen Altersvorsorge

Grundsätze der Lohnabrechnung bei der betrieblichen Altersvorsorge

  1. Der Betrag, der in die betriebliche Altersvorsorge investiert wird, wird vom Bruttolohn abgezogen.
  2. Dadurch ergibt sich das Steuer-Brutto, das geringer ist als das Gesamt-Brutto. Das steuerbare Gehalt reduziert sich also. Aus diesem werden die Steuern- und Sozialabgaben ermittelt.
  3. Die ermittelten Steuern- und Sozialabgaben werden aber vom Gesamt-Brutto abgezogen. Der bAV-Beitrag wird an dieser Stelle aber nicht verrechnet.
  4. Nun ist der Netto-Verdienst ermittelt. Von diesem Betrag wird die bAV-Beitrag abgezogen. Am Ende erscheint der Auszahlungsbetrag auf der Lohnabrechnung.

Rechenbeispiele einer Lohnabrechnung mit und ohne bAV

Folgendes Rechenbeispiel macht die Grundzüge der Lohnabrechnung greifbarer. Man geht hier von einem Bruttolohn von 4.000 Euro aus. 211 Euro fließen in eine Direktversicherung der betrieblichen Altersvorsorge, wovon der Arbeitgeber 57 Euro als Zuschuss bezahlt.

Interessant ist der Vergleich mit der Lohnabrechnung des gleichen Gehalts ohne betriebliche Altersvorsorge. Hier beträgt der Auszahlungsbetrag am Ende 2.410 Euro. Der Arbeitnehmer hat also mit bAV nur 99 Euro weniger in der Tasche, obwohl er mit dem Zuschuss seines Chefs 211 Euro in die betriebliche Altersvorsorge investierte.

Lohnabrechnung mit bAV ohne bAV
Bruttolohn 4.000 EUR 4.000 EUR
bAV 211 EUR 0 EUR
Gesamt-Brutto 4.000 EUR 4.0000 EUR
Steuer-Brutto 3.789 EUR 4.0000 EUR
Steuern -721 EUR -791 EUR
Sozialbeiträge -757 EUR -799 EUR
Netto-Verdienst 2.522 EUR 2.410 EUR
bAV – 211 EUR 0 EUR
Auszahlung 2.311 EUR 2.410 EUR
… mehr zur Direktversicherung

So sieht eine Lohnabrechnung mit bAV aus

Mittels dieser Beispiel-Lohnabrechnung erfahren Sie, wie die betriebliche Altersvorsorge genau abrechnet wird. Klicken Sie auf das Bild, um die Lohnabrechnung richtig zu sehen. Auf dieser sind der Bruttolohn, der Netto-Verdienst, die betriebliche Altersvorsorge, die Steuern und Sozialabgaben genau aufgelistet. In den unterstehenden Erläuterungen erfahren Sie, was die einzelnen Posten und Abkürzungen genau bedeuten.

Gehaltsabrechnung betriebliche Altersvorsorge

  1. Persönliche Daten: Oben auf der Lohnabrechnung finden sich die persönlichen Daten des Mitarbeiters: Dazu gehören das Geburtsdatum, die sozialversicherungsrechtlichen Angaben, die Steuermerkmale, das Eintrittsdatum und die Adresse.
  2. Bruttolohn: Es folgt die Angabe zum Bruttolohn, der in unserem Beispiel 4.000 Euro beträgt. Manchmal sind an dieser Stelle noch sonstige Bezüge aufgelistet wie z.B. der Stundenlohn, der Urlaubslohn oder das Urlaubsgeld.
  3. Betriebliche Altersvorsorge: Gleich unter dem Bruttolohn sieht man, wie viel in die betriebliche Altersvorsorge investiert wird. Die Abkürzung „Betr. AV.AG lfd.ST-frei“ bedeutet der Arbeitgeber-Anteil, der steuerfrei in die bAV fließt. In unserer Simulation sind das 56,70 Euro. Insgesamt zahlt der Arbeitnehmer gemeinsam mit seinem Chef also 211.30 Euro steuerfrei in die bAV ein.
  4. Gesamt-Brutto: Hier wird angezeigt, wie hoch der Bruttolohn ohne die betriebliche Altersvorsorge ist.
  5. Steuer-Brutto: Der bAV-Beitrag wird vom Bruttolohn abgezogen, woraus sich das Steuer-Brutto ergibt.
  6. Steuerrechtliche Abzüge: Aus dem Steuerbrutto werden die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag ermittelt. Mit dem Solidaritätszuschlag (Soli) wird die deutsche Einheit finanziert. Insgesamt belaufen sich die steuerrechtlichen Abzüge in unserem Beispiel auf rund 721 Euro.
  7. Sozialversicherungsrechtliche Abzüge: Ebenfalls aus dem Steuer-Brutto werden die Sozialversicherungsrechtliche Abzüge (SV-rechtliche Abzüge) berechnet. Diese setzen sich zusammen aus Beiträgen für die Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), die Arbeitslosenversicherung (AV) sowie die Pflegeversicherung (PV).
  8. Netto-Verdienst: Steuern und Sozialabgaben werden nun vom Gesamt-Brutto abgezogen. Daraus ergibt sich der Netto-Verdienst.
  9. Auszahlungsbetrag: Vor dem Auszahlungsbetrag ist nochmals der bAV-Beitrag aufgelistet.  Dieser wird vom Netto-Verdienst abgezogen, woraus sich der Auszahlungsbetrag ergibt. Unsere Arbeitnehmerin hat am Ende also 2.31,75 auf dem Konto.

Unser Service: Das müssen Unternehmen beachten

Unsere Vorsorgeexperten bieten Unternehmen Hilfestellungen bei der Einrichtung der betrieblichen Altersvorsorge in der Lohnabrechnung. „Dazu braucht es aber keine spezielle Software“, sagt unser Spezialist für betriebliche Altersversorgung Frank Heide. „In den herkömmlichen Lohnprogrammen kann man die bAV relativ unkompliziert verbuchen. Für die meisten Unternehmen ist das kein Problem, wenn sie einige Dinge beachten“. So muss der Personalsachbearbeiter im Lohnprogramm etwa den richtigen Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsorge erfassen sowie die Zuschuss-Regelung einhalten.

Einzig wenn ein Unternehmen von der Geringverdiener-Förderung profitiert, gestaltet sich die Lohnabrechnung etwas komplizierter. So erhält es Steuererleichterungen, wenn es in die bAV von Mitarbeitern investiert, die maximal 2.200 Euro brutto pro Monat verdienen. „Wenn der Lohn plötzlich steigt, muss das Unternehmen dies natürlich in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Deshalb gilt es stets zu kontrollieren, ob das Gehalt schon über der Grenze liegt.“

Falls Sie Fragen zur Lohnabrechnung haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere Experten sind unter 030 – 120 82 82 8 oder unter kontakt@transparent-beraten.de erreichbar.

Wir bilden die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nach

Wir haben spezielle Programme, die die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nachbilden. „So können wir in unseren Beratungen den Unternehmen und den Arbeitnehmern veranschaulichen, wie die Lohnabrechnung mit und ohne betriebliche Altersvorsorge aussieht“, sagt Heide. Für die konkrete Buchhaltung eigenen sich diese Programme laut Heide aber nicht.

Lohnkonto führen ist Pflicht

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dieses ist kein Konto, so wie man das in der Buchhaltung kennt. Vielmehr geht es um die Organisation der ordentlich und vollständig geführten Unterlagen des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat also die Pflicht zur Aufzeichnung, Mitteilung und Aufbewahrung.

Bei der betrieblichen Altersvorsorge gelten besondere Pflichten. So muss etwa bei den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds folgendes aufgezeichnet werden, sofern die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wurde:

  • Wann die Zusage erteilt wurde.
  • Wann die Zusage im Rahmen des Übetragsungsabkommens übertragen wurden.
  • Alle Änderungen einer bestehenden Versorgungszusage nach dem 31.12.2004.

Unternehmen hat Informations- und Aufbewahrungspflicht

Der Arbeitgeber muss außerdem den Versorgungsträger oder die Versicherung darüber informieren, wie die geleisteten Beiträge versteuert wurden. Also ob dies steuerfrei, individuell oder pauschal erfolgte. Dafür hat der Arbeitgeber bis zu zwei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres beziehungsweise Ausscheidens eines Mitarbeiters Zeit. Versäumt dies der Arbeitgeber, nimmt der Versorgungsträger im Leistungsfall an, dass die volle Steuerpflicht gilt. Nicht nötig ist die Mitteilung, wenn der Versorgungsträger die steuerliche Behandlung der Leistungen bereits kennt und darüber den Arbeitgeber informiert hat.

Auch muss der Arbeitgeber die bAV-Unterlagen solange aufbewahren, bis die korrekte Besteuerung sichergestellt ist. Oft ist das bis zum Eintritt des Leistungsfalls des Arbeitnehmers.

Wie verbuchen Unternehmen Auszahlungen der bAV?

Hier hat das Unternehmen nicht viel zu tun, da die Auszahlungen in der Regel über externe Versicherungsunternehmen oder Versorgungseinrichtungen laufen. „Ein Unternehmen braucht es nur der Versicherung zu melden, dass ein Mitarbeiter z.B. eine Altersrente oder eine Berufsunfähigkeitsrente erhält“, sagt Frank Heide.

Im Todesfall ist wichtig, dass die Versicherung den Bezugsberechtigten kennt. „Laut Gesetz sind dies Ehepartner, eingetragene Lebenspartner oder Kinder, die Kindergeld beziehen.“ Auch Lebenspartner können Bezugsberechtigte sein: „Allerdings müssen sie zum Zeitpunkt des Todes mit dem Versicherungsnehmer im gleichen Haushalt leben. Dieser hat außerdem zu Lebzeiten die Pflicht, dies dem Versicherer zu melden.“

Sonstige Personen wie Freunde, Eltern oder Neffen können nur vom Sterbegeld profitieren, sofern die Versicherung die Bezugsperson kennt. Im Todesfall zahlt die Versicherung dann in der Regel einmalig bis zu 8000 Euro aus.

Dieser Artikel wurde zuletzt am 18.11.2019 aktualisiert.
Über den Autor
Maja Sommerhalder
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