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Wie Unternehmen die betriebliche Altersvorsorge einfach und unkompliziert in ihre Lohnprogramme verbuchen und wie Arbeitnehmer die bAV in ihrer Lohnabrechnung erkennen. Mit Musterabrechnung und Rechenbeispielen.
Inhalt dieser SeiteDas Wichtigste in Kürze
So funktioniert die Lohnabrechnung mit betrieblicher Altersvorsorge
bAV muss korrekt abgerechnet werden
Arbeitnehmer können über die Entgeltumwandlung steuerfrei in die betriebliche Altersvorsorge (bAV) einzahlen. Auf der Gehaltsabrechnung muss dies korrekt abgerechnet werden. Insbesondere wenn im Unternehmen verschiedene Durchführungswege der bAV umgesetzt werden, müssen die verantwortlichen Mitarbeiter gezielt geschult werden. Denn wenn die Beiträge richtig eingeordnet werden und die Bilanz korrekt gestaltet wird, profitieren die Mitarbeiter und somit das ganze Unternehmen.
Hier erscheint die bAV in der Lohnabrechnung
Die betriebliche Altersvorsorge erscheint dabei gleich mehrmals auf dem Lohnzettel:
Mehr zu Steuern und Steuererklärung in der bAV
Rechenbeispiele einer Lohnabrechnung mit und ohne bAV
Folgendes Rechenbeispiel macht die Grundzüge der Lohnabrechnung greifbarer. Man geht hier von einem Bruttolohn von 4.000 Euro aus. 211 Euro zahlt der Arbeitnehmer in eine Direktversicherung der betrieblichen Altersvorsorge. Der Arbeitgeber gibt noch einmal 57 Euro als Zuschuss dazu. Einfluss auf das Gesamtbrutto hat jedoch nur der Betrag von 211 Euro, den der Arbeitnehmer selbst einzahlt.
| Lohnabrechnung | mit bAV | ohne bAV |
|---|---|---|
| Bruttolohn | 4.000 € | 4.000 € |
| bAV | 211 € | 0 € |
| Gesamtbrutto | 4.000 € | 4.000 € |
| Steuerbrutto | 3.789 € | 4.000 € |
| Steuern | -721 € | -791 € |
| Sozialbeiträge | -757 € | -799 € |
| Netto-Verdienst | 2.522 € | 2.410 € |
| bAV | -211 € | 0 € |
| Auszahlung | 2.311 € | 2.410 € |
Interessant ist der Vergleich mit der Lohnabrechnung des gleichen Gehalts ohne betriebliche Altersvorsorge. Hier beträgt der Auszahlungsbetrag am Ende 2.410 Euro. Der Arbeitnehmer hat also mit bAV nur 99 Euro weniger in der Tasche, obwohl er mit dem Zuschuss seines Chefs 268 Euro in die bAV investiert.
So funktioniert die Entgeltumwandlung in der bAV
So sieht eine Lohnabrechnung mit bAV aus
Beispiel-Lohnabrechnung
Mittels dieser Beispiel-Lohnabrechnung erfahren Sie, wie die betriebliche Altersvorsorge genau abgerechnet wird. Klicken Sie auf das Bild, um die Lohnabrechnung größer zu sehen. Auf dieser sind folgende Angaben genau aufgelistet:
- Der Bruttolohn
- Der Nettoverdienst
- Die betriebliche Altersvorsorge
- Die Steuern und Sozialabgaben
In den unterstehenden Erläuterungen erfahren Sie, was die einzelnen Posten und Abkürzungen genau bedeuten.
Persönliche Daten
Oben auf der Lohnabrechnung finden sich die persönlichen Daten des Mitarbeiters: Dazu gehören das Geburtsdatum, die sozialversicherungsrechtlichen Angaben, die Steuermerkmale, das Eintrittsdatum und die Adresse.
Bruttolohn
Es folgt die Angabe zum Bruttolohn, der in unserem Beispiel 4.000 Euro beträgt. Manchmal sind an dieser Stelle noch sonstige Bezüge aufgelistet wie z.B. der Stundenlohn, der Urlaubslohn oder das Urlaubsgeld.
Betriebliche Altersvorsorge
Gleich unter dem Bruttolohn sieht man, wie viel in die betriebliche Altersvorsorge investiert wird. Die Abkürzung „Betr. AV.AG lfd.ST-frei“ bedeutet der Arbeitgeberanteil, der steuerfrei in die bAV fließt. In unserer Simulation sind das 56,70 Euro. Die Abkürzung „Betr. AV.AN lfd.ST-frei“ weist die Summe aus, die der Arbeitnehmer selbst steuerfrei in die bAV einzahlt. Hier sind dies 211,30 Euro.
Insgesamt zahlt der Arbeitnehmer gemeinsam mit seinem Chef also 268 Euro steuerfrei in die bAV ein. Für die weitere Lohnabrechnung ist jedoch nur der Arbeitnehmeranteil von 211,30 Euro relevant.
Gesamtbrutto
Hier wird angezeigt, wie hoch der Bruttolohn ohne die betriebliche Altersvorsorge ist.
Steuerbrutto
Der bAV-Beitrag von 211,30 Euro, den der Arbeitnehmer selbst einzahlt, wird vom Bruttolohn abgezogen, woraus sich das Steuerbrutto ergibt.
Steuerrechtliche Abzüge
Aus dem Steuerbrutto werden die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag ermittelt. Mit dem Solidaritätszuschlag (Soli) wird die deutsche Einheit finanziert. Seit 2021 fällt dieser für den Großteil der Arbeitnehmer teilweise oder komplett weg. Insgesamt belaufen sich die steuerrechtlichen Abzüge in unserem Beispiel auf rund 721 Euro.
Sozialversicherungsrechtliche Abzüge
Ebenfalls aus dem Steuerbrutto werden die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge (SV-rechtliche Abzüge) berechnet. Diese setzen sich zusammen aus Beiträgen für die Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), die Arbeitslosenversicherung (AV) sowie die Pflegeversicherung (PV).
Nettoverdienst
Steuern und Sozialabgaben werden nun vom Gesamtbrutto abgezogen. Daraus ergibt sich der Nettoverdienst.
Auszahlungsbetrag
Vor dem Auszahlungsbetrag ist nochmals der bAV-Beitrag, den der Arbeitnehmer selbst einzahlt, aufgelistet. Dieser wird vom Nettoverdienst abgezogen, woraus sich der Auszahlungsbetrag ergibt. Unsere Arbeitnehmerin hat am Ende also 2.310,75 auf dem Konto.
Unser Service: Das müssen Unternehmen beachten
Unsere Vorsorgeexperten bieten Unternehmen Hilfestellungen bei der Einrichtung der betrieblichen Altersvorsorge in der Lohnabrechnung. „Dazu braucht es aber keine spezielle Software“, sagt unser Spezialist für betriebliche Altersversorgung Frank Heide. „In den herkömmlichen Lohnprogrammen kann man die bAV relativ unkompliziert verbuchen. Für die meisten Unternehmen ist das kein Problem, wenn sie einige Dinge beachten.“ So muss der Personalsachbearbeiter im Lohnprogramm etwa den richtigen Durchführungsweg der betrieblichen Altersvorsorge erfassen sowie die Zuschussregelung einhalten.
Achtung bei der bAV für einen Geringverdiener
Einzig wenn ein Unternehmen von der Geringverdiener-Förderung profitiert, gestaltet sich die Lohnabrechnung etwas komplizierter. So erhält es Steuererleichterungen, wenn es in die bAV von Mitarbeitern investiert, die maximal 2.200 Euro brutto pro Monat verdienen. „Wenn der Lohn plötzlich steigt, muss das Unternehmen dies natürlich in der Lohnabrechnung berücksichtigen. Deshalb gilt es, stets zu kontrollieren, ob das Gehalt schon über der Grenze liegt.“
Wir bilden die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nach
Wir haben spezielle Programme, die die Gehaltsabrechnung von Mitarbeitern nachbilden. „So können wir in unseren Beratungen den Unternehmen und den Arbeitnehmern veranschaulichen, wie die Lohnabrechnung mit und ohne betriebliche Altersvorsorge aussieht“, sagt Heide. Für die konkrete Buchhaltung eigenen sich diese Programme laut Heide aber nicht. Falls Sie Fragen zur Lohnabrechnung haben, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir helfen Ihnen bei allen Belangen rund um die bAV in Ihrem Unternehmen.
Lohnkonto führen ist Pflicht
Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto führen. Dieses ist kein Konto, so wie man das in der Buchhaltung kennt. Vielmehr geht es um die Organisation der ordentlich und vollständig geführten Unterlagen des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber hat also die Pflicht zur Aufzeichnung, Mitteilung und Aufbewahrung.
Das muss dokumentiert werden
Bei der betrieblichen Altersvorsorge gelten besondere Pflichten. So muss etwa bei den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds folgendes aufgezeichnet werden, sofern die Steuerbefreiung in Anspruch genommen wurde:
Unternehmen hat Informations- und Aufbewahrungspflicht
Der Arbeitgeber muss außerdem den Versorgungsträger oder die Versicherung darüber informieren, wie die geleisteten Beiträge versteuert wurden. Also ob dies steuerfrei, individuell oder pauschal erfolgte. Dafür hat der Arbeitgeber bis zu 2 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres beziehungsweise Ausscheidens eines Mitarbeiters Zeit. Versäumt dies der Arbeitgeber, nimmt der Versorgungsträger im Leistungsfall an, dass die volle Steuerpflicht gilt. Nicht nötig ist die Mitteilung, wenn der Versorgungsträger die steuerliche Behandlung der Leistungen bereits kennt und darüber den Arbeitgeber informiert hat.
Auch muss der Arbeitgeber die bAV-Unterlagen solange aufbewahren, bis die korrekte Besteuerung sichergestellt ist. Oft ist das bis zum Eintritt des Leistungsfalls des Arbeitnehmers.
Weitere Pflichten zur bAV für den Arbeitgeber
Wie verbuchen Unternehmen Auszahlungen der bAV?
Hier hat das Unternehmen nicht viel zu tun, da die Auszahlung der bAV in der Regel über externe Versicherungsunternehmen oder Versorgungseinrichtungen läuft. „Ein Unternehmen braucht es nur der Versicherung zu melden, dass ein Mitarbeiter z.B. eine Altersrente oder eine Berufsunfähigkeitsrente erhält“, sagt Frank Heide.
Was gilt im Todesfall?
Im Todesfall ist wichtig, dass die Versicherung den Bezugsberechtigten kennt. „Laut Gesetz sind dies Ehepartner, eingetragene Lebenspartner oder Kinder, die Kindergeld beziehen.“ Auch Lebenspartner können Bezugsberechtigte sein: „Allerdings müssen sie zum Zeitpunkt des Todes mit dem Versicherungsnehmer im gleichen Haushalt leben. Dieser hat außerdem zu Lebzeiten die Pflicht, dies dem Versicherer zu melden.“ Sonstige Personen wie Freunde, Eltern oder Neffen können nur vom Sterbegeld profitieren, sofern die Versicherung die Bezugsperson kennt. Im Todesfall zahlt die Versicherung dann in der Regel einmalig bis zu 8.000 Euro aus.
Fazit
Unternehmen können die bAV leicht abbilden
Für Unternehmen ist es gar nicht so kompliziert, die betriebliche Altersvorsorge korrekt in der Lohnabrechnung für die Mitarbeiter abzubilden. Personalsachbearbeiter müssen nur auf den korrekten Durchführungsweg und auf die richtige Höhe des Arbeitgeberzuschusses achten. Einzig bei der Geringverdiener-Förderung ist ein wenig mehr Aufmerksamkeit gefordert. Zusätzlich ist das Führen eines Lohnkontos pro Mitarbeiter für das Unternehmen verpflichtend. Benötigen Sie hierzu zusätzliche Unterstützung, helfen wir Ihnen gern weiter. Kontaktieren Sie uns oder nutzen Sie unser Formular auf dieser Seite.
Arbeitnehmer erkennen bAV auf ihrem Lohnzettel
Arbeitnehmer erkennen die bAV auf ihrer Lohnabrechnung an mehreren Stellen: Zunächst wird der Beitrag vom Brutto abgezogen, um das Steuer-Brutto zu ermitteln. Schließlich wird der bAV-Beitrag erneut aufgeführt, um das tatsächliche Netto zu ermitteln. Beachten Sie dazu unsere Hinweise zur Muster-Abrechnung.
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