Wie Sie Ihre betriebliche Altersversorgung optimieren und sanieren

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von Munkhjin Enkhsaikhan
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Wie Sie Ihr bestehendes bAV-Konzept optimal verbessern und welche Fallstricke es gibt. Nutzen Sie die langjährige Erfahrung unserer Experten und lassen Sie sich kostenfrei beraten.

Inhalt dieser Seite
  1. Warum muss die bAV saniert werden?
  2. 7 Wege zu einer effizienten bAV
  3. So gehen Unternehmen bei der Sanierung vor
  4. Mögliche Fallstricke
  5. Was können Mitarbeiter bei Sanierung tun?
  6. Fazit

Das Wichtige in Kürze

  • Muss die betriebliche Altersvorsorge (bAV) neu geordnet werden, spricht man in der Fachwelt von Optimierung. Saniert wird ausschließlich die Direktzusage.
  • Gründe für die Optimierung/Sanierung gibt es viele. Zum Beispiel, wenn die Bilanz durch die Direktzusage zu stark belastet wird oder Haftungsfragen ungeklärt sind.
  • Es lohnt sich bei der Optimierung/Sanierung der bAV, sich ausführlich beraten zu lassen. Denn hier gibt es keine Lösungen von der Stange.
  • Die Möglichkeiten bei der Optimierung/Sanierung sind vielfältig: Unter anderem kann die bAV digitalisiert oder aus dem Unternehmen ausgelagert werden.

Warum müssen Unternehmen die betriebliche Altersvorsorge sanieren?

Muss eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) neu geordnet oder strukturiert werden, spricht man in der Fachwelt von Optimierung. Betrifft diese vor allem den Durchführungsweg Direktzusage (Pensionszusage), nennt man dies Sanierung. Gründe für die Optimierung bzw. Sanierung gibt es viele. Hier einige Beispiele:

Gründe für eine Optimierung oder Sanierung

  • Eine Direktzusage belastet die Unternehmensbilanz zu stark, da für die Altersvorsorge hohe Rückstellungen gebildet werden müssen.
  • Ein Unternehmen hat mehrere Verträge, was zu einem höheren Verwaltungsaufwand führt. Ein einheitliches und wenn möglich digitalisiertes System muss her.
  • Viele Haftungsfragen sind bei den bAV-Verträgen ungeklärt, was zu bösen Überraschungen führen kann. Es braucht eine Überprüfung.
  • Eine Firma vergrößert oder verkleinert sich und muss sein Vorsorgesystem anpassen.
  • Das aktuelle System der betrieblichen Altersvorsorge ist starr und bietet wenig Gestaltungsspielraum. Der Wunsch nach mehr Flexibilität ist da.
  • Bisher wurde die bAV sehr stiefmütterlich behandelt. Ein Unternehmen will diese nun zu einem festen Bestandteil seiner Kultur machen.

Experten-Tipp:

„Für viele Unternehmen ist und bleibt die bAV ein Buch mit sieben Siegeln. Die Gründe dafür sind vielfältig. Am Ende ist es vor allem ein Zusammenspiel aus hoher Komplexität, schlechter Beratungsqualität und dem steten Versuch der Produktanbieter, eine intensive Konzeptarbeit auf den Retailverkauf eines Produkts herunterzubrechen. Zudem liefern Politik und Rechtssprechung weitere Unsicherheiten.“

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Stephan Seidenfad
Experte für betriebliche Altersvorsorge

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Welche Fragen sollte sich ein Unternehmen vor der Sanierung stellen?

Die sieben Wege zu einer effizienten bAV

Grundsatzfragen:

  • Wie groß ist die Firma, wie viele Mitarbeiter hat sie und wie alt sind die Mitarbeiter?
  • Über welche Durchführungswege und Anbieter ist die bAV aktuell gestaltet?
  • Wurden Direktzusagen erteilt?
  • Besteht ein Tarifvertrag?

Haftungsfragen:

  • Was wurde wie durch wen beraten?
  • Wann wurde die bAV zuletzt modernisiert?
  • Ist eine Betriebsvereinbarung zur betrieblichen Versorgung vorhanden?
  • Gibt es eine Versorgungsordnung?
  • Hat ein professioneller Rechtsberater die Vereinbarungen und Unterlagen (auch in der Entgeltumwandlung) erstellt?
  • Wer ist im Unternehmen für die Prüfung der anzunehmenden und abzugebenden bAV-Verträge zuständig?

Verwaltungsfragen:

  • Ist die bAV ein fester Bestandteil der Verwaltung oder ist sie einfach nur ein lästiges Anhängsel?
  • Sind die Unterlagen zur bAV digitalisiert?
  • Gibt es digitale Schnittstellen zu den Versicherungen?
  • Gibt es ein Portal für Mitarbeiter zur Beratung und Informationseinsicht?

Aktualität:

  • Ist das Versorgungsmodell an aktuelle Gesetze und Rechtsprechungen angepasst und wird es vom Zeitgeist getragen?
  • Wie verhält es sich zum Wettbewerb?

Benefits:

  • Spielen Bindung von Mitarbeitern und Demografie in der Firma bei der bAV bereits eine Rolle?
  • Wie weit reicht der Lösungswille?
  • Gibt es eine App, mit der Mitarbeiter leichter auf Benefits zugreifen können?
  • Wird in Bewerbungsgesprächen das bAV-Angebot aktiv erwähnt?

Beratungslevel:

  • Wie informiert sich das Unternehmen über die bAV und Neuerungen?
  • Woher kommt das erforderliche Wissen?
  • Wer ist für die Kommunikation mit den Produktepartnern zuständig?

Informationslevel:

  • Wie werden die Mitarbeiter über ihre bAV informiert?
  • Kommt der Arbeitnehmer auch selbst an Informationen heran und wo?
  • Wie hoch ist der Anteil an Mitarbeitern, die die Entgeltumwandlung nutzen?

Experten-Tipp:

„Will ein Unternehmen seine bAV umbauen, sollten möglichst einfache Lösungen her. In der Praxis wird das oft vergessen. Stattdessen werden Unternehmen mit Know-How und der Androhung massiver Mehrarbeit überfordert. Unsere Berater versuchen hingegen, mit simplen Fragen zu ermitteln, welche Strategie für das Unternehmen die Beste ist. Dabei bleiben genau 7 Themenfelder übrig: Die 7 Wege zu einer effizienten bAV.“

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Stephan Seidenfad
Experte für betriebliche Altersvorsorge

Wie gehen Unternehmen bei der bAV-Sanierung vor?

Die sieben Wege verfolgen

Dank dieser simplen sieben Themenbereiche werden Firmen an das Thema herangeführt, sagt unser Experte Seidenfad: „Dadurch können wir auch die Schwachstellen identifizieren.“ Dabei könne man für jede Firma eine individuelle Herangehensweise für seine bAV entwickeln. Der Quicktest www.pensioncare.de könne dabei helfen, Firmen mit wenigen Klicks genau zu dieser Erkenntnis zu führen.

Immer an einen spezialisierten Berater wenden

Sei diese Grundlage erledigt, könne ein Unternehmen selbst oder mit Hilfe eines spezialisierten bAV-Beraters sehr schnell gezielt Ergebnisse in der betrieblichen Altersvorsorge produzieren. „Eine Versicherung als Produktanbieter ist dabei niemals die richtige Adresse, um eine Firma in bAV-Fragen zu beraten“, sagt Seidenfad. Denn das Know-How und das Konzept könnten nachhaltig nur funktionieren, wenn es eine faktische Entkopplung vom finalen Produktverkauf gebe.

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Tipps zur bAV-Sanierung für Unternehmen

„Bei der Optimierung von bAV-Versorgungswerken gibt es keine Lösungen von der Stange“, sagt Frank Heide, unser Spezialist für betriebliche Altersversorgung: „Die Wege seien so vielfältig wie die Unternehmen selbst.“ Hier einige Tipps wie Arbeitgeber Ordnung in ihr bAV-Chaos bringen:

Klare Spielregeln in der bAV schaffen

Für die betriebliche Altersvorsorge sollte es in einem Unternehmen klare, festgeschriebene Regeln geben. Das heißt nicht, dass plötzlich alle Verträge genau gleich sein müssen, so Heide: „Oft haben z.B. Unternehmen die bAV bei mehreren Versicherungen abgeschlossen. Und einen bestehenden Versicherungsvertrag zu kündigen, sei in der bAV in vielen Fällen fast unmöglich.“ Unternehmen sollten aber darauf achten, dass zumindest innerhalb der Versicherungen einheitliche Regeln gelten. „Es ist auch in Ordnung, wenn es in einem Unternehmen mehrere Durchführungswege gibt, so Heide: „In vielen Fällen können diese sich gut ergänzen.“

Klare Ansprechpartner in der bAV

In einem Unternehmen sollte es für die betriebliche Altersvorsorge feste Ansprechpartner geben. Möglich ist dies auch über eine externe Beratung. Jedenfalls sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können. „Ziel ist es, dass sie alle die selben Informationsmöglichkeiten haben“, sagt unser Experte Frank Heide.

Dokumentation und Digitalisierung in der bAV

Die bAV sollte in Firmen gut dokumentiert sein und es sollten einheitliche Formulare geben. „Oft fehlen bei Unternehmen die Dokumente oder sie sind mangelhaft“, sagt unser Experte Heide. Eine digitalisierte bAV kann dabei Ordnung schaffen. Dafür gibt es spezielle Systeme. Dies erleichtert nicht nur den bAV-Verantwortlichen in Unternehmen die Arbeit, sondern ist auch für die Mitarbeiter hilfreich. Sie kommen so einfach an Informationen zu ihrer Altersvorsorge heran, ohne sich durch Papierberge wühlen zu müssen.

Was sind Unterschiede zwischen den Durchführungswegen bei der Optimierung?

Direkt­versicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds

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Bei den Durchführungswegen Direkt­versicherung, Pensionsfonds und Pensionskasse läuft die Optimierung ziemlich einheitlich. Grundsätzlich können hier bestehende Verträge nicht einfach ausgetauscht werden. „Oft lohnt sich das auch nicht, da z.B. die Konditionen bei alten Direkt­versicherungsverträgen besser sind als bei den heutigen.“ Die bAV kann jedoch bei diesen Durchführungswegen, wie in den oberen Kapiteln beschrieben, bezüglich Haftung, Administration und Informationsaustausch optimiert werden.

Unterstützungskasse und Sozial­versicherungsmodell

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Etwas anders läuft die Optimierung bei der Unterstützungskasse. Dabei gibt es vor allem Unterschiede in steuerlichen Fragen, so Heide: „Auch ist man bei der Unterstützungskasse eingeschränkter. Sie kann kaum mitgenommen werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.“ Noch keine Optimierungs-Erfahrungen gibt es bisher beim Sozialpartnermodell, da dieses in der Praxis noch gar nicht zur Anwendung kam.

Direktzusage

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Bei der Direktzusage oder Pensionszusage spricht man von Sanierung. Hier ist die Altersvorsorge im Gegensatz zu den anderen bAV-Durchführungswegen nicht ausgelagert, sondern im Unternehmen selbst. Das Problem dabei: Sie belastet die Bilanzen stark und viele Firmen wünschen sich deshalb eine Auslagerung bzw. Outsourcing. Möglich ist dies, denn laut Heide ist die Direktzusage so flexibel wie keine andere bAV-Form: „Man kann sie z.B. in einen Pensionsfonds auslagern.“

Das heißt, nicht mehr das Unternehmen ist für die Schulderfüllung verantwortlich, sondern eine Versicherung: „Und somit verschlechtern auch keine Rückstellungen mehr die Bilanz.“ Möglich sei eine Ausgliederung der Direktzusage aus der Bilanz auch mit Treuhand-Modellen, den sogenannten Contractual Trust Arrangement (CTA). Hier werden die Pensionen in eine eigens gegründete Treuhandgesellschaft übertragen. Diese verwaltet dann die Vermögen und verwendet sie für die Erfüllungen der Pensionszusagen.

Was sind die Herausforderungen und mögliche Fallstricke bei der bAV-Sanierung?

Über die Fallstricke und Herausforderungen bei der bAV könnte man Hunderte von Seiten schreiben. Schließlich geht es um komplizierte, steuerliche und rechtliche Fragestellungen. Deshalb haben wir uns auf einige Beispiele beschränkt.

Haftungsfragen in der bAV

„Vielen Unternehmen sind sich darüber im Klaren, dass sie für Zusagen, die sie gegenüber ihren Mitarbeitern gemacht haben, haftbar sind“, sagt unser Experte Frank Heide. Das bedeutet: „Verspricht ein Unternehmen einem Angestellten eine Rentenleistung von insgesamt 100.000 Euro, so ist es dafür verantwortlich, dass dieses Versprechen auch erfüllt wird.“

„Deshalb ist es dringend erforderlich und ratsam, wenn Unternehmen beim Austritt von Mitarbeitern sich von dieser Haftung lösen bzw. diese begrenzen“, so Heide. Es gebe auch sonst viele Möglichkeiten die Haftung zu minimieren: „Auch ist es empfehlenswert, übernommene Verträge hinsichtlich der Haftung genau zu prüfen.“

Gleichbehandlung in der bAV?

„Oft ist es den Unternehmen nicht bewusst, dass sie in der bAV nicht alle Mitarbeiter gleichbehandeln“, sagt Vorsorgeexperte Frank Heide: „So erhalten z.B. Mitarbeiter, die 2015 ins Unternehmen eingetreten sind, einen Zuschuss von 200 Euro. Mitarbeiter mit dem Einstandsjahr 2017 hingegen nur noch 100 Euro. Und das bloß, weil in dieser Zeit der Personaler wechselte.“ Bei einer bAV-Optimierung sollten also Unternehmen laut Heide solche Ungleichheiten beseitigen.

Denn grundsätzlich müssen in der bAV alle Mitarbeiter im Unternehmen gleich behandelt werden. Es gibt zwar objektive Kriterien, um gewisse Angestellte etwas besser zu stellen. Zum Beispiel können Führungskräfte mehr bAV-Zuschüsse erhalten. Unterschiede zwischen den Geschlechtern oder Altersklassen dürfen aber nicht gemacht werden.

Was können Mitarbeiter tun, wenn ihre Altersvorsorge optimiert oder saniert wird?

Nicht viel. Denn für die Optimierung sind in erster Linie die Unternehmen verantwortlich, sagt unser Vorsorgeexperte Frank Heide. Allerdings können Angestellte ihre Chefs auf die Pflichten hinweisen, wenn sie diese nicht erfüllen. „So ist vielen Unternehmen noch nicht bewusst, dass sie ab 2019 bzw. 2022 bei den meisten bAV-Durchführungswegen einen Zuschuss von bis zu 15 Prozent leisten müssen, sofern sie bei der Entgeltumwandlung Sozial­versicherungsbeiträge einsparen.“

Alle Pflichten, die der Arbeitgeber bei einer bAV erfüllen muss

Fazit

Komplexe Thematik erfordert professionelle Beratung

Die bAV ist ein äußerst vielfältiges Thema. Genau so komplex ist es, wenn man sie optimieren will. „Deshalb lohnt sich eine ausführliche Beratung“, sagt Vorsorgespezialist Frank Heide. Wie bereits weiter oben erwähnt, am besten von einem unabhängigen Berater.

Dabei sollten Unternehmen darauf achten, dass der Berater nicht einfach stur ein bestimmtes Produkt verkauft, sondern eine maßgeschneiderte Lösung anbietet, so Heide: „Dazu gehört natürlich eine ausführliche Analyse im Vorfeld.“ Auch wenn eine Optimierung der betrieblichen Altersvorsorge auf den ersten Blick etwas Arbeit bedeutet, lohnt sich diese letztlich für das Unternehmen. Denn sind die Spielregeln und Ansprechpartner klar definiert, verringert sich danach der Arbeitsaufwand. Ebenso können böse Überraschungen vermieden werden, wenn Haftungsfragen rechtzeitig geklärt werden.

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Katharina Tennius
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