Steuertipps: So können Selbständige und Freiberufler richtig sparen

Klingt belanglos, aber man spart bares Geld, wenn man seine Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen pünktlich einreicht. Muss das Finanzamt ständig mahnen, werden irgendwann Säumnisgebühren fällig, die durchaus ein paar Prozent mehr auf die tatsächliche Steuerlast aufschlagen. Auch ist ständiges Zu-spät-Abgeben ein Argument, warum das Finanzamt die Dauerfristverlängerung bei der Umsatzsteuervoranmeldung eventuell verweigert.

Auch hier gilt: Es ist eigentlich trivial und gar kein Steuertrick, aber wirksamer, als man glaubt. Wer geduldig seine Belege sammelt, der kann Betriebskosten wirklich vollständig absetzen. Da wird keine Tankquittung vergessen oder am Jahresende eine Rechnung für Büromaterial nicht wiedergefunden. Im Jahresverlauf alles konsequent zu dokumentieren und abzulegen, spart Zeit und Geld. Wer befürchtet, über das laufende Geschäftsjahr im Papierchaos zu versinken, kann über den Einsatz einer Online-Buchhaltung nachdenken, um Eingangsrechnungen und Belege kontinuierlich zu archivieren.

Wer im Dezember feststellt, dass der Jahresumsatz gut war und nun noch schnell Betriebsausgaben aufhäufen will, tut sich damit selbst nur bedingt einen Gefallen. Der kurz vor Jahresende gekaufte neue PC im Wert von mehr als 410 Euro zum Beispiel ist für das Jahr gar nicht voll steuerlich absetzbar. Da er über mehrere Jahre abgeschrieben werden muss, geht davon nur ein kleiner Bruchteil in das aktuelle Geschäftsjahr, wenn die Anschaffung im Dezember erfolgte. Besser: Betriebsausgaben kontinuierlich über das Jahr verteilen. Das kaufen, was wirklich für die Arbeit nützlich und nötig ist und größere Neuanschaffungen gezielt planen.

Um bei dem Beispiel des betrieblich genutzten PCs zu bleiben. Ihn am Ende eines umsatzstarken Jahres zu kaufen, bringt steuerlich wenig. Es kann sinnvoll sein, stattdessen für den Kauf eines neuen Firmen-PC eine Rücklage zu bilden. Die sogenannte vorgezogene Abschreibung für Abnutzung (AfA) sieht aber vor, dass die Ausgabe dann innerhalb von drei Jahren wirklich getätigt werden muss, sonst wird nachversteuert. Fazit: Beratung durch einen Steuerberater ist hier sinnvoll.

Betriebsausgaben, die weniger als 410 Euro kosten, können in der Regel im Jahr des Einkaufs vollständig als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Gegenstände, die man in einem Pool abschreiben darf, liegen im Wert zwischen 250 Euro und 1.000 Euro und werden als ein Sammelposten gemeinsam erfasst. Damit lassen sich kleinere Ausgaben über mehrere Jahre zusammen abschreiben. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn das Jahr der Anschaffung eines mit schwächerem Umsatz ist. Für einen Sammelposten eignen sich zum Beispiel mehrere kleinere Möbelstücke, die im Jahresverlauf für das Büro gekauft wurden: ein Besucherstuhl, ein Rollcontainer und eine Schreibtischlampe zum Beispiel. Auch hier gilt: Ein Steuerberater kann einschätzen, wie die Abschreibung strategisch am günstigsten angegangen werden kann.

Auf Dienstreisen kostet der Kaffee mehr als aus der heimischen Kaffeemaschine. Daher bekommen Geschäftsreisende, dafür, dass sie sich unterwegs verpflegen müssen, Pauschalen von ihren Arbeitgebern ausbezahlt. Freiberufler und Soloselbstständige können diese Pauschalen auch nutzen, indem sie dokumentieren, wann sie mehr als acht und wann den ganzen Tag auf Geschäftsreise waren. Pro Dienstreisetag lassen sich so zwölf Euro beziehungsweise 24 Euro steuerlich als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Kleinunternehmer nach §19 Umsatzsteuergesetz ist, wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im aktuellen Geschäftsjahr nicht die 50.000 Euro Grenze überschreiten wird. Vorteil der Kleinunternehmerregelung: Umsatzsteuer wird nicht erhoben. Das bedeutet: Sie wird nicht auf die Rechnungen des Kleinunternehmers aufgeschlagen. Er spart sich die Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuererklärung. Nachteil: Bei Betriebsausgaben wird ein Kleinunternehmer wie ein Endverbraucher behandelt. Die gezahlte Umsatzsteuer kann nicht über den Vorsteuerabzug im Jahresverlauf verrechnet werden. Auch hier gilt: Sorgfältig abwägen! Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht: Selbstständige mit geringem Umsatz können sich für die Normalbesteuerung mit Umsatzsteuer entscheiden. Daran sind sie dann fünf Jahre gebunden und es geht nur zum Jahresanfang.

Wer teure Maschinen benötigt oder ein Firmenfahrzeug anschaffen will steht vielleicht schon aufgrund der Höhe der Anschaffungskosten vor der Frage: Leasen oder kaufen? Steuerlich kann Leasing ein Vorteil sein, wenn die Leasing-Raten komplett abgesetzt werden können statt viel Geld auf einmal auszugeben, aber die Abschreibung über Jahre mit durch die Steuererklärungen zu schleppen. Fazit: Vor Anschaffungen, die auch als Leasing sinnvoll sein könnten, auch nochmal mit dem Steuerberater reden.

Wo baue ich meine Firma auf? Viele haben die Wahl gar nicht. Sie gründen am Wohnort oder übernehmen einen Familienbetrieb, der fest verwurzelt ist. In den Fällen in denen es für das Gewerk, die Branche und den Gründer keinen Unterschied macht, ob diese oder jene Stadt, ist die Gewerbesteuer durchaus ein Argument für die Standortwahl. Der sogenannte Gewerbesteuerhebesatz variiert in Deutschland erheblich. Von Kommune zu Kommune kann also bei gleichem Umsatz ganz unterschiedlich viel Gewerbesteuer anfallen. Bis zu einem gewerblichen Umsatz von 24.500 Euro fällt übrigens gar keine Gewerbesteuer an – für viele Soloselbstständige und Kleinunternehmer stellt sich die Frage also gar nicht.